Vem har rätt att närvara på styrelsemöten?

Vi funderar på att föreslå stämman att ändra våra stadgar så att inte två från samma hushåll kan ingå i styrelsen. Vi är en väldigt liten förening med tre personer i styrelsen och tror därför att det kan bli känsligt om två familjemedlemmar deltar. Kan vi besluta om det och lägger vi då fram en proposition för stämman?

En bostadsrättshavare i vår förening som äger bostadsrätten helt själv har ny folkbokföringsadress på annan ort sedan förra året. Kan medlemmen ha förtroendeuppdrag i föreningen även om hen inte bor här?

Vi är en styrelse som består av åtta personer, varav fem är ledamöter. Problemet är att av dessa är det enbart tre som engagerar sig. Vår förening är relativt stor. Hur kan vi göra för att skapa incitament att engagera sig mer? Kan vi på något sätt formulera en beslutspunkt som sänker arvodet för dem som inte gör något?

Kan jag som ledamot kräva att ordförande kallar till ett budgetmöte?

Inför konstituerandemötet som vi håller direkt efter årsmötet kommer en ordinarie ledamot att vara bortrest. Kan dennes röst gälla genom fullmakt eller ska en suppleant gå in, eller måste vi skjuta på det konstituerande styrelsemötet? Vad är korrekt att göra?

Hur bestämmer vi vilken suppleant som ska kallas in när någon ordinarie ledamot är frånvarande eller har avgått? Ska ordföranden i styrelsen bestämma vem som ska ersätta den frånvarande ledamoten vid varje nytt mötestillfälle?

Enligt lagen om ekonomiska föreningar 9 § sägs att "Beslut i ett ärende får dock inte fattas, om inte såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter har fått tillfälle att delta i ärendets behandling och erhållit tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet”. Vad innebär det i praktiken? Det kan ju vara så att någon vid godkännandet av dagordningen säger sig vilja ta upp flera nya ärenden. Finns det något hinder för det ifall inte alla styrelseledamöter är där?

Vi har problem med att inga medlemmar vill sitta i styrelsen. Därför vill vi gå ut med information till alla medlemmar om att de har ansvar för föreningen och vad som händer om föreningen inte får ihop någon styrelse. Hur ska vi formulera oss så att det blir korrekt?

Vi vill besluta om en extra amortering på våra stora lån för att få ner räntekostnaden. Krävs ett stämmobeslut om detta eller kan styrelsen besluta om det som en del av vårt ansvar för föreningens ekonomi?

Som ordförande i min förening har jag vid något tillfälle haft en annan uppfattning om anteckningarna i protokollet. Jag har då velat lägga till saker i protokollet. Men protokollföraren menar att jag inte får göra så. Vad är det som gäller egentligen?

Vi har en piskställning på gården som inte används. Kan styrelsen besluta om att ta bort den?

Vad innebär det när det står i stadgarna att ombudet på en föreningsstämma får företräda högst två medlemmar? Om fullmakten givits till en annan medlem, har då medlemmen rösträtt för sig själv plus en till medlem? Eller får man företräda två andra som inte är där? Om en medlem kommer med tre fullmakter, hur många röster kan då medlemmen använda?

Vi är en helt ny styrelse som vid en inventering ser att det finns mycket gamla handlingar sparade på vårt kontor, bland annat årsredovisningar. Hur länge måste vi spara sådant material?

Kan styrelsen fatta beslut om att ta ett lån på 100 000 kronor för att klara kassaflödet under nästkommande år i avvaktan på att räntan går ner? Eller är det ett beslut som måste fattas på en extra föreningsstämma?

Vi har en suppleant i styrelsen som har ett eget aktiebolag inom fastighetsskötsel. Nu har vi i ett anbudsförfarande valt suppleantens bolag att fortsättningsvis sköta den tekniska förvaltningen i föreningen. Frågan är om det är lämpligt att denne sitter i styrelsen då det är den ende suppleanten och som kommer att behöva träda in när någon ledamot inte kan närvara på mötena? Eller räcker det om vi ber suppleanten lämna möteslokalen medan vi diskuterar exempelvis hur förvaltningsuppdraget sköts?

Är det en jävsituation om valberedningen, som bara består av en person, föreslår sin svåger att sitta som ledamot i styrelsen?

Om det är två ägare till bostadsrätten, med hälften vardera, kan båda ha uppdrag inom föreningsarbetet?

Vår förening är gammal och har protokoll sparade sedan många år tillbaka. Vår internrevisor tycker att vi borde omvandla dem till digitala dokument. Frågan är hur gamla protokoll måste vi spara? Finns det någon bestämmelse kring vilken form de ska sparas i.