Styrelsens årshjul
En hel del av styrelsearbetet kan förutses. Genom att planera året och vara medveten om vad som behöver göras, och när, blir styrelsens arbete effektivare och inget behöver falla mellan stolarna. Här är ett förslag på årshjul.
Som vi så ofta påpekar är alla bostadsrättsföreningar olika även om mycket av arbetet är detsamma. Till exempel har en del bostadsrättsföreningar brutet räkenskapsår, andra har lokaler vars avtal kan behöva omförhandlas. Vissa har städdagar, andra inte. Och en hel del av det löpande arbetet i föreningen görs kanske av föreningens ekonomiska förvaltare. Detta förslag till årsöversikt är därför inte heltäckande, men styrelsen kan använda den som en mall för planering av verksamhetsåret.
KVARTAL 1
- Skicka kontrolluppgifter och förmånsvärden till Skatteverket (januari).
- Starta arbetet med årsredovisningen och skriva underlag till förvaltningsberättelsen (februari-mars).
- Lämna årsredovisningen och allt underlag till revisorn (februari-mars).
- Ha en dialog med valberedningen om att det är dags att starta valberedningsarbetet (februari–mars).
- Besluta om vem som ska föreslås till stämmoordförande.
- Besluta om när stämman ska hållas.
- Besluta om när motioner från medlemmarna senaste ska vara inlämnade (om detta inte står i era stadgar).
- Informera medlemmarna om när stämman ska hållas och när motioner senast ska vara inlämnade.
KVARTAL 2
- Planera för en städdag?
- Besluta om utbetalning av styrelsearvodet enligt förra årets stämmobeslut.
- På stämman är det viktigt att besluta vad arvodet grundar sig på. Är det innevarande års prisbasbelopp eller det prisbasbelopp som gäller när arvodet ska betalas ut. Förbered stämmohandlingarna.
- Kalla till stämman.
- Håll stämma.
- Efter stämman: håll konstituerande möte och introducera nya ledamöter och suppleanter.
- Anmäl nya styrelsens sammansättning och skicka in årsredovisningen till Bolagsverket.
- Se till att sopning av sand från vägar och gångstråk genomförs.
- Upprätta eventuellt ett jourschema inom styrelsen inför sommaren.
- Se över föreningens avtal rörande ekonomisk förvaltning inför eventuell uppsägning eller omförhandling.
- Starta upp arbetet med att uppdatera underhållsplanen inför nästa budgetår.
KVARTAL 3
- Arrangera höststädning?
- Inkomstdeklaration – kontrollera att antalet lägenheter stämmer och skicka in (i juli på papper och i augusti elektroniskt, om inte föreningen har brutet räkenskapsår. Då gäller andra tider).
- Handla upp och teckna avtal om snöröjning (juli-augusti).
- Påbörja arbetet med nästa års budget.
- Skicka förhandlingsframställan till Hyresgästföreningen, om föreningen har en förhandlingsordning och tre eller flera hyresgäster (september).
KVARTAL 4
- Inventera behovet av nyplanteringar av träd, buskar och andra växter. Plantera vårlökar innan tjälen kommer.
- Behöver föreningen upphandla entreprenör för skötsel av trädgårdsmiljön inför våren?
- Ta reda på indextalen för nästa år och räkna om exempelvis lokalhyror.
- Fastighetsdeklaration för flerfamiljshus och småhus. Kontrollera att uppgifterna är korrekta. Om allt stämmer behöver inget skickas in. (I november, vart tredje år. För småhus blir det i november 2026, för flerfamiljshus blir det år 2027).
- Besluta om nästa års budget.
Nytt för år 2026:
- Bostads- och bostadsrättsföreningar måste börja tillämpa redovisningsmetod K3 för årsredovisningen 2026. Föreningar med brutet räkenskapsår, till exempel 1 juli 2025 – 1 juli 2026 behöver inte använda K3 förrän i årsredovisningen för 2026–2027.
- Från och med 2026 ska föreningens årsredovisningar registreras hos Bolagsverket. Det betyder att ni måste skicka in årsredovisningen för 2025 efter att den har behandlats på årsstämman 2026.
