Styrelsens arbete

För den som är invald i bostadsrättsföreningens styrelse finns en rad grundläggande begrepp som är värda att känna till. Vi ger dig här en introduktion i vad det innebär att sitta i en bostadsrättsförenings styrelse.

Lagar och regler

De viktigaste bestämmelserna om bostadsrättsrättsföreningar finns i bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar, som ofta kallas föreningslagen. Kompletterande regler finns i föreningens stadgar och eventuella trivselregler. En bostadsrättsförening berörs dessutom av ett stort antal bestämmelser gällande bokföring, redovisning och beskattning samt regler inom bygg- och entreprenadrätt.

Styrelsen

Föreningens verkställande organ är styrelsen och den utses av medlemmarna på en föreningsstämma. Det framgår av föreningens stadgar hur många ledamöter och suppleanter som kan väljas samt vilka som är valbara till styrelsen.

På ett första styrelsemöte efter årsstämman, det som brukar kallas konstituerande styrelsemöte, utses en av de ordinarie ledamöterna till ordförande, om inte stämman enligt stadgarna har valt ordförande. Läs mer om de olika rollerna i ämnet Roller i styrelsen.

En ledamot eller suppleant har rätt att avgå från sitt uppdrag i förtid. Anmälan om avgången ska göras hos styrelsen och därefter ska ändringsanmälan göras hos Bolagsverket.

Arvode

Det är stämman som i förekommande fall beslutar om styrelsearvode. Det kan vara lämpligt att styrelsen, så snart som möjligt efter stämman, beslutar om principerna för fördelningen av arvodet.

Förvaltningen

Styrelsen ska ansvara för förvaltningen av föreningens angelägenheter.  Detta innebär att styrelsen fortlöpande ska bedöma föreningens ekonomiska situation. Ansvaret innebär dessutom att se till att föreningen är organiserad på ett sådant sätt att föreningens bokföring, likvida medel och kapital kontrolleras på ett betryggande sätt, liksom föreningens ekonomiska förhållanden i övrigt.

Styrelsen kan utse någon annan att sköta den löpande ekonomiska och tekniska förvaltningen. Men det är fortfarande styrelsen som är ansvarig gentemot medlemmarna att förvaltaren gör det den ska enligt förvaltningsavtalet.

Arbetsfördelningen

Styrelsen ansvarar för att organisera sig på ett bra sätt. För att underlätta styrelsearbetet bör ledamöterna dela upp arbetsuppgifterna mellan sig. Styrelsens ledamöter har i princip lika stort ansvar men i ordförandens uppgifter ingår att kalla till och leda styrelsemötena samt öppna föreningsstämman om inte styrelsen utsett någon annan att göra det.

Det är en bra idé att upprätta en arbetsordning som beskriver styrelsens arbete, rutiner och ansvarsområden. Det blir lättare för en nytillträdd styrelse att sätta sig in i arbetet om detta finns. Mall för arbetsordning finns under Mallar och blanketter.

Firmateckning

Av stadgarna framgår vem som har rätt att teckna föreningens firma, det vill säga rätt att företräda föreningen utåt. Firmatecknare är de personer som har rätt att ingå avtal i föreningens namn. Föreningens firma tecknas ofta - förutom av hela styrelsen - av minst två ledamöter tillsammans.

Ge inte någon enskild i styrelsen fullmakt att ensam göra uttag från föreningens konto. Kom ihåg att när nya ledamöter väljs in i styrelsen ska en ändringsanmälan göras hos Bolagsverket. Det är mycket viktigt att inte tidigare ledamöter som inte längre ingår i styrelsen kan teckna föreningens firma.

Fullmakter

Protokollför alltid vilka fullmakter styrelsen har ställt ut och se till att begränsa dem vad gäller belopp och tid. Bevaka och kontrollera utställda fullmakter med jämna mellanrum, särskilt när styrelsens sammansättning har ändrats.

Styrelsemöten

Det är alltså ordförandens uppgift att se till att möten hålls när det behövs. För att styrelsen ska kunna fungera tillfredsställande som beslutsorgan med fortlöpande insyn över förvaltningen behöver möten hållas regelbundet. Ordföranden är skyldig att utöver de planerade mötena kalla till extra möten om det behövs. Samma sak gäller om en ledamot begär att ett möte ska hållas.

Ingenting i lag kräver att styrelseledamöterna måste vara på samma plats när styrelsen sammanträder. Så länge ledamöterna kan höra varandra och själva höras, kan ett styrelsesammanträde hållas till exempel per telefon eller videokonferens.

Styrelsens ordförande brukar som regel leda styrelsens sammanträden. Om ordföranden inte är närvarande och det inte finns någon vice ordförande utsedd, får de närvarande styrelseledamöterna utse en ledamot att leda sammanträdet.

Upprätta gärna en kallelse till mötet med en dagordning. Vi har en enkel mall för detta som går att justera utifrån de frågor styrelsen har på sitt bord. Mallen finns under Mallar och blanketter.

I ämnet Styrelsebeslut kan ni läsa om vad som gäller när beslut ska fattas i styrelsen.

Om styrelsen inte kan träffas alls

Ett styrelsebeslut kan fattas utan sammanträde, så kallat “per capsulam”, om ledamöterna är eniga om att beslut ska fattas på det sättet. Ledamöterna behöver dock inte vara eniga i själva beslutet. Det sker genom att ett skriftligt förslag till beslut i form av ett styrelseprotokoll cirkulerar och undertecknas av samtliga styrelseledamöter.

I brådskande fall kan beslut även fattas på ett ännu mera formlöst sätt, till exempel genom att en frånvarande styrelseledamots samtycke inhämtas per telefon och att detta sedan antecknas i protokollet. Det förekommer att den frånvarande antecknas som närvarande i protokollet om denne ger sitt medgivande till det.

Protokoll

Styrelsemötena ska dokumenteras i protokoll. I protokollet ska alla de beslut som styrelsen fattar antecknas. Protokollet ska undertecknas av den som har varit protokollförare. Det ska justeras av ordföranden, om denne inte har fört protokollet, och av ytterligare en ledamot som styrelsen har utsett. Styrelseledamöterna har rätt att få en avvikande mening antecknad till protokollet, en så kallad reservation.

Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt. Styrelsens protokoll är inte offentliga och är endast tillgängliga för styrelsen och revisorerna. Läs mer under ämnet Protokoll. Mall för styrelseprotokoll finns under Mallar och blanketter.

Tänk på jäv

En styrelseledamot får självklart inte diskutera och besluta i frågor som rör avtal mellan sig själv och föreningen. Ledamoten får inte heller diskutera eller besluta i frågor som rör föreningen och någon annan som denne har så kallad intressegemenskap med, till exempel någon närstående, om det kan strida mot föreningens intressen. Läs mer om ämnet under Jäv.

Lydnadsplikt

En grundläggande princip för en bostadsrättsförening är att det är föreningsstämman som är det högsta beslutande organet. Det innebär en ”lydnadsplikt” för styrelsen att följa och verkställa de beslut som stämman fattat så länge dessa inte strider mot lag eller stadgar.

Vårdplikt

Styrelsen har en vårdplikt vilket innebär att man ansvarar för att föreningens ekonomi, hus och mark sköts på ett ansvarsfullt sätt. Det inkluderar att fatta välgrundade och nödvändiga beslut om ekonomi, fastighet och medlemmar.

Lojalitetsplikt

En styrelseledamot får aldrig låta sitt eget eller någon annans intresse gå före föreningens. Styrelseledamöterna har vad som kallas för ett sysslomannaansvar gentemot föreningen och ska därför agera i enlighet med lag, stadgar och det föreningsstämman har beslutat om.

Tystnadsplikt

Styrelsens ledamöter och suppleanter får inte berätta för andra vad som diskuteras inom styrelsen. Ledamöter får ibland information som kan skada föreningen och enskilda medlemmar om den sprids. Alltså gäller att styrelsen ska vara försiktig med det den känner till. Detsamma gäller för revisorerna. En ledamot, suppleant eller revisor som spridit uppgifter som lett till skada kan i ett sådant fall bli skadeståndsansvarig.

Likhetsprincipen och generalklausulen

I bostadsrättsföreningar gäller likhetsprincipen.  Kortfattat innebär den att lika fall ska behandlas lika men inte att alla medlemmar måste behandlas likadant i varje enskild situation. Det kan finnas sakligt motiverade skäl för olika behandling. Principens syfte är främst att förhindra att styrelsen fattar beslut som endast en viss grupp av medlemmar gynnas eller missgynnas av. Läs mer i ämnet Likhetsprincipen.

Generalklausulen innebär att styrelsen, eller någon som företräder föreningen, inte får vidta åtgärder, till exempel en rättslig handling, som är till nackdel för föreningen eller någon medlem i syfte att ge fördel till en enskild medlem eller någon annan. Det finns en motsvarande generalklausul i fråga om beslut som fattas av föreningsstämman.

Revisorer

En bostadsrättsförening måste enligt lag ha minst en revisor. I stadgarna kan dock stå att det ska finnas flera liksom att revisorn ska vara godkänd eller auktoriserad. Revisorn ska göra en opartisk och kritisk bedömning av styrelsens handlande och därför ska revisorn inte delta i styrelsesammanträden. Personen får inte heller stå i nära relation till någon i styrelsen. Det är viktigt att revisorn har den kunskap och erfarenhet som krävs för uppdraget men behöver inte vara medlem i föreningen om inte stadgarna kräver det. Läs mer om revisorns roll under Revisor.

Styrelsens ansvarsförsäkring

En viktig faktor att ha med sig in i arbetet med att fördela ansvarsområden, och därmed roller, är att styrelse är skyddad mot felaktiga beslut och misstag som kan leda till ekonomisk skada genom att fastighetsförsäkringen innehåller en ansvarsförsäkring. Tjänstgörande suppleanter faller även in under detta skydd.

Kontrollera med ert fastighetsförsäkringsbolag under vilka förutsättningar ansvar kan delegeras till annan än ledamot när det rör mer ansvarsfulla uppgifter.

Rev. 2025-10-22