Gemensamhetsanläggningar förvaltas enligt lagen om förvaltning av samfälligheter vilket antingen sker genom föreningsförvaltning eller delägarförvaltning.

Delägarförvaltning

Denna form är mest lämpat för gemensamhetsanläggningar som har få delägare och som saknar behov av förvaltningsåtgärder, exempelvis en liten väg för endast ett fåtal fastigheter. Vid delägarförvaltning beslutar delägarna gemensamt och det krävs enighet för ett giltigt beslut.

Om delägarna inte kan enas i en förvaltningsfråga ska Lantmäteriet eller en person som myndigheten utser, på begäran av en delägare kalla till ett sammanträde med delägarna för att avgöra frågan.

Föreningsförvaltning

För föreningsförvaltning krävs att en samfällighetsförening bildas, vilket normalt sker genom att Lantmäteriet håller ett konstituerande sammanträde med samtliga delägare där en styrelse väljs och stadgar antas. Ofta bildas samfällighetsföreningen i samband med att gemensamhetsanläggningen bildas.

Samfällighetsföreningen registreras i Lantmäteriets samfällighetsföreningsregister. Ägaren av en fastighet som ingår i en gemensamhetsanläggning blir obligatoriskt medlem i samfällighetsföreningen när den är bildad. Föreningen i sin tur blir en juridisk person, och har som sådan både rättigheter och skyldigheter.

Två dokument och två lagar styr

Vid föreningsförvaltning finns två dokument och två lagar som är centrala för samfällighetsföreningens verksamhet.

• anläggningsbeslutet inklusive beslutet om andelstal
• stadgarna
• anläggningslagen (AL)
• lagen om förvaltning av samfälligheter (SFL).

En samfällighetsförenings ändamål är att förvalta den gemensamhetsanläggning för vilken föreningen har bildats. Någon annan verksamhet tillåts inte (18 § SFL). Samfällighetsföreningen får alltså bara göra sådant som behövs för färdigställandet och förvaltningen av gemensamhetsanläggningen på det sätt som anges i anläggningsbeslutet.

Majoritetsbeslut på stämmorna

I samfällighetsföreningen är föreningsstämman det högsta beslutande organet.  Ordinarie föreningsstämma hålls vanligen en gång om året. Däremellan kan extra föreningsstämmor hållas, som när föreningen ställts inför oväntade kostnader, på initiativ av styrelsen eller av en minoritet av delägarna.

Som huvudregel fattas besluten med enkel majoritet. För vissa beslut krävs dock att minst två tredjedelar av de deltagande medlemmarna röstar för beslutet, såsom exempelvis vid ändring av föreningens stadgar, om inte ett ännu högre majoritetskrav anges i föreningens stadgar.

En medlem eller styrelseledamot som anser att ett stämmobeslut strider mot lag eller stadgar, inte har fattats i behörig ordning eller kränker en medlems rätt kan klandra beslutet hos mark- och miljödomstolen (53 § SFL). Om beslutet har fattats i strid med anläggningsbeslutet eller någon lagbestämmelse kan mark- och miljödomstolen upphäva det. Styrelsen bör alltså inför en stämma se till att de förslag som ska behandlas är i enlighet med gällande lag och stadgar samt även vad som anges i anläggningsbeslutet.

Styrelsen i samfällighetsföreningen

Stämman utser styrelsen. Enligt Lantmäteriets normalstadgar för samfällighetsföreningar utses ordföranden direkt av medlemmarna på föreningsstämman. Övriga poster fördelar styrelsen inom sig på ett konstituerande möte. Förändringar av styrelsen ska skickas till Lantmäteriet för registrering (39 § SFL). Styrelsens sammansättning ska anges i stadgarna. Det enda lagkrav som ställs på styrelseledamöterna i övrigt är att de är myndiga och de behöver alltså inte vara medlemmar i föreningen. En styrelseledamot får dock inte ta något uppdrag i styrelsen eller besluta i en fråga som denne har ett betydande intresse i och som står i strid med föreningens intresse (36 § SFL).

Styrelsen ansvarar för den löpande förvaltningen och för att verkställa stämmans beslut. Ledamöterna ska se till att det sker enligt lagar, stadgar, anläggningsbeslut och stämmobeslut. Styrelsen har även ett omfattande tillsynsansvar för gemensamhetsanläggningarnas säkerhet och funktion.

Lagen om förvaltning av samfälligheter säger inget om hur revisionen ska gå till mer än att det ska anges i stadgarna (28 §). Revisorns uppgift är dock att granska styrelsens förvaltning. Kontrollen omfattar granskning av såväl bokföring som styrelseprotokoll och andra handlingar för att se till att förvaltningen skett i enlighet med stämmobeslut, stadgar och lagar.

Om en styrelse inte är beslutsför på grund av att en styrelseledamots uppdrag upphört, eller om en styrelseledamot är förhindrad att utöva sitt uppdrag, får länsstyrelsen förordna en så kallad syssloman i styrelseledamotens ställe. Sysslomannens huvuduppgift är att se till att en beslutför styrelse utses och upphör efter det. Arvodet betalas av föreningen (33 § SFL). Vem som helst som har behov av att det finns en beslutför styrelse kan begära att en syssloman utses.