Ett formellt styrelsemöte – vad är det?

Vi är en helt ny styrelse som vid en inventering ser att det finns mycket gamla handlingar sparade på vårt kontor, bland annat årsredovisningar. Hur länge måste vi spara sådant material?

Vår förening är gammal och har protokoll sparade sedan många år tillbaka. Vår internrevisor tycker att vi borde omvandla dem till digitala dokument. Frågan är hur gamla protokoll måste vi spara? Finns det någon bestämmelse kring vilken form de ska sparas i.

I vår styrelse deltar suppleanterna på mötena och är i högsta grad delaktiga i styrelsearbetet. Kan en suppleant vara protokollförare på styrelsemötet, alltså i rollen som suppleant och inte som ersättare för ordinarie ledamot?

På en av era utbildningar om styrelsens arbete tog ni upp att suppleanter inte har rätt att läsa protokoll från möten de själva inte deltagit i, och inte heller tidigare års protokoll. I min styrelse motsätter de sig detta. Har jag missuppfattat vad som gäller?

Vi har på kort tid minskat till tre ledamöter i styrelsen, vilket är vår minimigräns. Jag undrar om det finns något hinder för att ordföranden också är protokollförare på styrelsemötena? Eller måste det vara två olika personer? Och kan en suppleant vara protokollförare eller justerare?

Vi hade i våras ett omfattande inbrott i vår fastighet och nu ser vi att en pärm med föreningens papper är borta, däribland årsmötesprotokollet för 2017 som vi behöver ha till årsredovisningen. Vad ska vi göra?

Jag är nybliven sekreterare och undrar: vid val av styrelseledamöter, revisor med mera, ska jag ange att det är nyval eller omval i protokollet för föreningsstämman? Behöver detta anges över huvud taget? En av våra suppleanter som valdes vid förra årsstämman blev vald på två år, och önskar att bli invald som ordinarie i styrelsen vid årets stämma då nuvarande sekreterare avgår. Hur är det korrekta uttrycket då man väljer in suppleant som ordinarie ledamot? Nyval stämmer ju inte och inte omval heller.

Vi har en piskställning på gården som inte används. Kan styrelsen besluta om att ta bort den?

Vad innebär det när det står i stadgarna att ombudet på en föreningsstämma får företräda högst två medlemmar? Om fullmakten givits till en annan medlem, har då medlemmen rösträtt för sig själv plus en till medlem? Eller får man företräda två andra som inte är där? Om en medlem kommer med tre fullmakter, hur många röster kan då medlemmen använda?

Till vår senaste stämma hade ett par medlemmar lämnat in motioner om att avgiftsbelägga vår gästparkering. Majoriteten av medlemmarna röstade emot förslaget. Nu vill några i den nya styrelsen ändå avgiftsbelägga gästparkeringen med motiveringen att detta är en styrelsefråga och inte en stämmofråga. Men får vi gå emot stämmobeslutet?

För några år sedan avvecklade vi vårt torkrum och installerade i stället ett torkskåp i tvättstugan. Sedan dess har rummet stått oanvänt. Under förra året hyrde styrelsen ut det tidigare torkrummet till en medlem som extra förråd. På årsstämman klandrades styrelsen för detta av en medlem som menade att styrelsen brutit mot lagen då det var en väsentlig förändring som kräver ett stämmobeslut. Kan det anses vara det?

Kan styrelsen fatta beslut om att ta ett lån på 100 000 kronor för att klara kassaflödet under nästkommande år i avvaktan på att räntan går ner? Eller är det ett beslut som måste fattas på en extra föreningsstämma?

För att en stadgeändring ska kunna genomföras krävs ju att alla röstberättigade är ense på en stämma, alternativt att kalla till två stämmor. Menas alla röstberättigade i föreningen eller bara de som närvarar på stämman? Kan vi på något sätt undvika att behöva hålla två stämmor ifall någon enstaka röstberättigad saknas vid första stämman?

Behöver vi ändra föreningens stadgar om vi vill kunna välja en extern person som ledamot i styrelsen?

Vi har i dag fyra gästparkeringsplatser som vi vill göra om till boendeparkeringar genom hyresavtal. Orsaken är att de nyttjas av boende till 90 procent i dag. Kan vi besluta om detta i styrelsen eller är det ett stämmobeslut?

Vi hade nyligen årsstämma i vår förening och gjorde misstaget att på stämman välja fem ordinarie styrelseledamöter i stället för maximalt fyra som det står i stadgarna. Kan vi ”nedgradera” en av de valda ledamöterna till suppleant utan att hålla en ny stämma eller behöver vi göra om hela valet?

Vi ska bygga vindslägenheter och ytterligare våningar på en del av vår fastighet, vilket innebär att två mindre fönster i en lägenhet kommer att försvinna. Vi har ett stämmobeslut på detta där samtliga medlemmar var närvarande och röstade igenom förslaget enhälligt. Kan medlemmen vars fönster försvinner ha rätt att i efterhand kräva att dessa ska vara kvar eller någon form av ersättning?