Ska handlingarna sparas efter flytten?

Just nu får vi många förfrågningar från mäklare, potentiella köpare och även medlemmar som önskar att ta del av underhållsplanen. Hos oss är den ett föränderligt dokument i Excelformat och innehåller mycket detaljerad information som vi inte anser är lämplig att sprida till allmänheten. Tidigare har vi fått information om att vi inte är skyldiga att lämna ut underhållsplanen till mäklare eller potentiella köpare, utan att det räcker med att informera om planerade och kommande renoveringar. Men vad gäller när en medlem begär att få ta del av underhållsplanen – har de rätt till det?

Vi har en medlem som ber oss skicka rapport från en radonmätning som gjorts i ett antal lägenheter. Är det korrekt att lämna ut det kompletta mätresultatet till en enskild medlem?

Som ordförande i min förening har jag vid något tillfälle haft en annan uppfattning om anteckningarna i protokollet. Jag har då velat lägga till saker i protokollet. Men protokollföraren menar att jag inte får göra så. Vad är det som gäller egentligen?

Vi får allt oftare frågor från andra bostadsrättsföreningar eller deras förvaltare som gäller att de vill veta om en av våra medlemmar, köpare till en av deras bostadsrätter, är skötsam. Till exempel om medlemmen har skött sina avgiftsbetalningar. Får vi lämna ut sådan information eller bryter vi mot GDPR då?

Jag undrar vad som gäller när det handlar om att kontrollera när och hur medlemmarna har använt sina låsbrickor som går till cykelrum och soprum. Är det lagligt att gå igenom dessa loggar?

Med vilket intervall bör vi i styrelsen se över hela underhållsplanen från grunden, det vill säga omvärdera tidpunkter och kostnader i planen?

Vår förening har funnits i fem år och vi har nu påbörjat arbetet med en underhållsplan. Vi diskuterar dock vad den nya ändringen i bostadsrättslagen innebär för oss. Finns det något strikt lagkrav på oss att vi måste ha en underhållsplan för de kommande 50 åren?

Vi är en helt ny styrelse som vid en inventering ser att det finns mycket gamla handlingar sparade på vårt kontor, bland annat årsredovisningar. Hur länge måste vi spara sådant material?

Finns det någon rekommendation om att medlemsförteckningen bör hållas tillgänglig för medlemmarna på föreningens webbplats i inloggat läge? Om ja, ska personuppgifterna begränsas enligt integritetsskyddslagstiftningen så att vi inte har telefonnummer och e-postadresser i förteckningen?

Pengar som avsätts till fonden för yttre underhåll motsvarar ju inte riktiga pengar. Men är avsättningen till fonden att likställa med vad föreningen ska spara i form av amortering på föreningens lån eller på ett sparkonto?