Får vi lämna ut kontaktuppgifter till medlemmar?

Vi har en medlem som ber oss skicka rapport från en radonmätning som gjorts i ett antal lägenheter. Är det korrekt att lämna ut det kompletta mätresultatet till en enskild medlem?

Vi får allt oftare frågor från andra bostadsrättsföreningar eller deras förvaltare som gäller att de vill veta om en av våra medlemmar, köpare till en av deras bostadsrätter, är skötsam. Till exempel om medlemmen har skött sina avgiftsbetalningar. Får vi lämna ut sådan information eller bryter vi mot GDPR då?

Jag undrar vad som gäller när det handlar om att kontrollera när och hur medlemmarna har använt sina låsbrickor som går till cykelrum och soprum. Är det lagligt att gå igenom dessa loggar?

Vi har installerat ett nytt passersystem i vårt hus och undrar om vi har rätt att lagra uppgifter som exempelvis telefonnummer kopplade till lägenhetsnummer enligt integritetslagstiftningen, eller krävs det godkännande från medlemmarna?

Vi har en styrelseledamot som har avgått men som fortsatt ska vara ansvarig för föreningens webbplats. E-post som berör exempelvis uppdateringar av webbplatsen kommer till styrelsens e-postadress, varför webbansvarig har behov av åtkomst till den. Är det okej att personen har fortsatt tillgång till vår e-postinkorg? En sekretessförbindelse som gäller i tre år efter avgång har undertecknats.

Vi har en medlem som lämnat in en motion med förslag om att styrelsen ska skriva ut och underhålla listor med namn och lägenhetsnummer på de medlemmar som hyr parkeringsplats och anslå denna information på olika ställen i föreningen. Vi funderar på om det är lagligt enligt integritetslagstiftningen. Om det inte är det, kan vi ens behandla motionen på stämman om resultatet av den skulle bryta mot existerande lag?

En fråga som kommit upp i vår förenings valberedning handlar om hur länge vi får spara arbetsmaterialet? Fram tills nu har vi sparat intervjuanteckningar och CV som vi fått från styrelseintressenter. E-postkonversationer har gått via en privat e-postadress. Hur länge får vi spara dokument, kontaktuppgifter och e-post?

När det gäller GDPR: Är det okej att i medlemslistan, som vi skickar ut till våra medlemmar i föreningen, ange allas mobilnummer eller ska det bara stå namn och adress? Behöver vi ha medlemmarnas godkännande först?

Finns det någon rekommendation om att medlemsförteckningen bör hållas tillgänglig för medlemmarna på föreningens webbplats i inloggat läge? Om ja, ska personuppgifterna begränsas enligt integritetsskyddslagstiftningen så att vi inte har telefonnummer och e-postadresser i förteckningen?

Vi har fått en fråga från en utomstående som undrar vad en bostadsrätt i vår förening såldes för första gången, alltså vid upplåtelsen. Är det en uppgift vi får dela med oss av eller är den sekretessbelagd?

Vi har en rullstolsburen person i vårt hus. Medlemmen vill ha en ramp ner från trottoaren direkt framför porten, vilket skulle innebära att den skulle gå en meter ut i bilvägen. Vad är vi skyldiga att göra i föreningen?

Jag är ny i styrelsen och har tagit mig an att uppdatera vår lägenhetsförteckning som blivit liggande. Några funderingar: måste alla tidigare boende stå kvar i förteckningen eller räcker det med de nuvarande? Underrättelser om pantförskrivningar, måste de sparas? Och ska pantförskrivningar som lösts stå kvar i förteckningen?

En medlem som var delägare av en bostadsrätt har avlidit och hustrun är ensam kvar. Hur agerar vi som förening när det gäller medlemsförteckningen och lägenhetsförteckningen?

I samband med en bouppteckning för en avliden medlem blev vi uppringda av en fastighetsvärderare som ville veta försäljningspriset på sålda lägenheter i vår förening under året. Behöver vi lämna ut sådana uppgifter? Det är väl en sak mellan köparen, säljaren och föreningen?

I linje med GDPR tänkte vi rensa i våra register, det vill säga medlems- och lägenhetsförteckningen, från alla papper som har koppling till före detta medlemmar som inte längre bor i vår förening. Det kan till exempel gälla gamla meddelanden om pantsättningar. Kan vi göra det utan att Skatteverket eller andra vänder det emot oss och att vi senare kan behöva lämna ut historik om vem som har bott i någon av bostadsrätterna?