Låt inte medlemmarna läsa styrelseprotokollen

Protokollen från styrelsemötena är viktiga handlingar. Inte bara för att styrelsen – nuvarande och kommande – ska kunna gå tillbaka och se vad som har hänt och beslutats. För revisorn ger genomläsning av protokollen en uppfattning om hur styrelsen förvaltat verksamheten under föregående räkenskapsår. Revisorn, liksom styrelsen, har tystnadsplikt och får inte lämna ut uppgifter från protokollen. De är nämligen inte offentliga.

– Vi pratar ibland med styrelser som förespråkar öppenhet i föreningen och det är ju bra i sak men att låta medlemmarna läsa styrelseprotokollen är inte lämpligt, betonar Tove Lindau, jurist och styrelserådgivare på Bostadsrätterna.

Varför?
– Jo, det finns ofta känsliga uppgifter i protokoll, till exempel att någon ligger efter med att betala sin avgift, påståenden om att någon är störande eller uppgifter i anbud och offerter vid upphandling. Sprids sådana uppgifter kan både föreningen och enskilda styrelseledamöter bli skadeståndsskyldiga.

Detta gäller om uppgifterna skadar någons intressen, såväl föreningens som enskilda medlemmars, och självklart inte stämmoprotokollen utan enbart styrelseprotokollen. 
Protokollet ska skrivas under av den som fört det, antingen en sekreterare, protokollförare eller ordföranden själv. Ordföranden ska för övrigt alltid skriva under protokollet. Därtill ska den eller de som justerar protokollet underteckna. Protokollen ska sedan förvaras på ett betryggande sätt, som det står i lagen, både om de sparas i pappersform och/ eller elektroniskt. Men hur länge?

– Eftersom det inte finns någon bestämd tidsgräns angiven i lagen tolkar vi det på Bostadsrätterna som att de ska förvaras i evig tid, säger Tove Lindau.

Vad händer då om ett protokoll kommer bort?
– Styrelsen kan då upprätta ett nytt protokoll om det går att återskapa innehållet så att det i princip är som det försvunna. Det kan då vara bra att skriva att protokollet är ett ”extra” protokoll som ersatt det som kommit bort, ifall det första skulle dyka upp igen.