Logga in Bli medlem

Checklista inför stämman – och annat som är bra att veta

Som bekant går tiden fort och innan vi vet ordet av är det dags för årsstämman – bostadsrättsföreningens viktigaste möte. Inför det finns en hel del förberedelser för styrelsen att göra och det är klokt att starta i god tid.

För alla som engagerar sig i föreningsarbetet är årsstämman höjdpunkten på året. Det är då styrelsen redogör för hur föreningens verksamhet och fastighet har förvaltats under det gångna året. En bostadsrättsförening ska, liksom andra ekonomiska föreningar, hålla sin ordinarie föreningsstämma inom sex månader efter utgången av varje räkenskapsår. Dessutom finns det en rad andra tidsangivelser att förhålla sig till – både enligt lag och föreningens stadgar. För att underlätta styrelsens planering har vi därför gjort en checklista.

5

Viktiga tider att ha koll på:

  • Kallelse till ordinarie stämma: Enligt lag gäller senast fyra veckor före årsstämman, om inte annat är angivet i stadgarna. Senaste tiden för kallelse till ordinarie stämma som får anges i stadgarna är två veckor.
  • Årsredovisning till revisorn: senast sex veckor före stämman.
  • Revisionsberättelse i retur:  senast tre veckor före  stämman.
  • Årsredovisningshandlingar ska hållas tillgängliga för medlemmar: senast två veckor före stämman.
  • Stämmoprotokoll ska hållas tillgängligt för  medlemmar: senast tre veckor efter stämman. 

Visste du att:

Ansvaret för ledamöterna är begränsat till det räkenskapsår som årsredovisningen redogör för. Beslutet om ansvarsfrihet gäller alltså räkenskapsåret och inte den följande perioden fram till föreningsstämman. Ansvarsfrihet för tiden fram till stämman kan först nästa års föreningsstämma ta ställning till.

  • Valberedningen

Något av de första ni bör göra är att kontakta valberedningen för att vara säker på att den sätter i gång sitt arbete. Bjud eventuellt in valberedningen att vara med före ett av era styrelsemöten för att berätta om året och vilka ledamöter som inte ska sitta kvar i styrelsen.

  • Årsredovisningens förvaltningsberättelse

Om ni har anlitat en ekonomisk förvaltare behöver ni kontakta denne för att vara säker på att allt underlag som behövs för årsredovisningen finns på plats. Även om förvaltaren står för mycket av innehållet i årsredovisningen behöver ni skriva förvaltningsberättelsen och fylla på med viktiga händelser under året.

Datum: ..............................................................................

  • Revisorer

Kontakta revisorerna och stäm av tider och vad de behöver för att göra sin granskning. Revisorerna ska enligt lag få årsredovisningen senast sex veckor före stämman och föreningen får den i retur tillsammans med revisionsberättelsen senast tre veckor före stämman.

Datum: ..............................................................................

  • Bokningar

Boka lämplig lokal och eventuellt ordförande till stämman. Ordna även med fika eller mat och dryck.

Datum: ..............................................................................

Lokal: ................................................................................

Stämmoordförande: ........................................................

  • Information till medlemmarna

Informera medlemmarna genom att antingen skicka eller anslå information, berätta om datum och plats i nyhetsbrev eller lägga ut information på föreningens webbplats om en sådan finns. Upplys om när motioner ska vara inne och beskriv gärna kort hur de bör utformas för att de ska vara enkla att förstå och besluta om. Uppmuntra dem som är intresserade av styrelsearbete att kontakta valberedningen. 

Datum: ..............................................................................

  • Motioner

När behöver styrelsen ha motionerna för att hinna behandla dem inför stämman? Före det datum då motionerna ska behandlas på ett styrelsemöte. En tidpunkt kan också finnas angiven i föreningens stadgar.

Datum: ..............................................................................

  • Kallelsen

Stadgarna anger vad som ska tas upp på årsmötet. Till kallelsen bifogas dagordningen med de ärenden som stämman ska behandla inklusive eventuella motioner. Dessa bör bifogas dagordningen. Lägg gärna med en mall för fullmakt. Se även vad som står om kallelsetid och på vilket sätt kallelse ska ske i föreningens stadgar. Där finns angivet när ni tidigast kan skicka kallelse till medlemmarna och även senast. Enligt lag gäller tidigast sex veckor och senast fyra veckor före årsstämman, om det inte står något annat i stadgarna. Senaste tiden för kallelse till ordinarie stämma som får anges i stadgarna är två veckor.

Datum: ..............................................................................

  • Årsredovisningen klar

Årsredovisningen behandlas på ett styrelsemöte då styrelsen beslutar att lägga fram den för medlemmarna. Det är lämpligt att vid det tillfället även skriva under årsredovisningen. Hela den sittande styrelsen skriver under, oavsett hur länge de haft sina mandat. Suppleanter skriver endast under om de fått ersätta ledamöter som avgått under mandatperioden vilket ska framgå. Styrelsen väljer om årsredovisningen ska delas ut i pappersform, exempelvis tillsammans med kallelsen, eller inte. Oavsett måste den finnas tillgänglig för medlemmarna senast två veckor före stämman.

Datum: ..............................................................................

  • Dagen för föreningsstämman

Ta med aktuell medlemsförteckning för avprickning och som röstlängd. Ha ett trevligt årsmöte!

Datum: ..............................................................................

Nytt för i år

Hur stämman kan hållas

Sedan den 1 januari 2024 kan föreningar hålla sina stämmor enbart digitalt. Tidigare har det bara varit möjligt att hålla stämman digitalt om det också funnits en plats där medlemmarna kan närvara fysiskt. Kanske har ni hunnit med att ändra era stadgar för att möjliggöra detta? Det krävs nämligen att det skrivs in i stadgarna för att föreningen ska kunna hålla sin stämma helt digitalt.

Tänk på att:

  • Ni kan bara hålla stämman helt digitalt om det tillåts i era stadgar och det behöver också beslutas på ett styrelsemöte.
  • Kontrollera de tekniska möjligheterna och förutsättningarna för medlemmarna att delta. Det måste också finnas information om hur den digitala stämman ska genomföras.
Nytt för i år

Nyckeltal i årsredovisningen

De nyckeltal som sedan förra året är obligatoriska att redovisa i årsredovisningen är: 

  • Årsavgift per kvadratmeter
  • Skuldsättning per kvadratmeter
  • Sparande per kvadratmeter
  • Räntekänslighet
  • Energikostnad per kvadratmeter.

Det ska också finnas med en kassaflödesanalys i årsredovisningen.

Vid förlust ska föreningen även beskriva hur framtida ekonomiska åtaganden, såsom underhåll av fastigheten, ska kunna finansieras.

Syftet med nyckeltalen och ovanstående krav är att underlätta för medlemmar, potentiella lägenhetsköpare och andra intressenter att skapa sig en uppfattning om föreningens ekonomi och enklare kunna jämföra olika föreningars ekonomi med varandra.

Relaterade artiklar

Se fler artiklar

Relaterade ämnen

  • Föreningsstämma

    Bostadsrättsföreningar präglas av demokrati – att alla medlemmar får vara med och besluta i frågor som rör den egna föreningen. Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ som utser en styrelse för att sköta den löpande förvaltningen och för att verkställa stämmans beslut.

  • Stadgar

    Föreningens stadgar är både ett internt regelverk och en sammanfattning av vad medlemmarna måste rätta sig efter enligt lag. Tydliga stadgar är en bra grund för en väl fungerande bostadsrättsförening.

  • Årsredovisning

    Den enda information bostadsrättsföreningar måste ge ut enligt lag är årsredovisningen. Det innebär även att det finns lagkrav på vad en årsredovisning måste innehålla.

Se alla ämnen

Relaterade kurser

  • Kurs

    Nyheter inför årsredovisningen 2023!

    På den här kursen presenterar vi de nyheter som gäller för 2023 års räkenskap och som är aktuella för er årsredovisning inför stämman 2024. Kursen ska ge er en förståelse för hur ni ska gå tillväga för att beräkna de nya nyckeltalen samt upprätta en kassaflödesanalys som numera är ett krav.

  • Kurs

    Bostadsrätternas nya stadgemall

    Efter genomgången kurs har du fått klarhet i de uppdateringar som skett av Bostadsrätternas stadgemall och de senaste lagändringarna. Därtill förstått vikten av att ha ändamålsenliga stadgar som ger medlemmarna kunskap om vad som gäller i just er förening.

  • Kurs

    Lyckas med årsmötet

    Årets viktigaste händelse i föreningen. Föreningsstämman utgör kulmen på förening verksamhetsåret och det är styrelsen som är ansvarig för mötet. En föreningsstämma ska arrangeras med kunskap om vad mötet kräver enligt stadgarna och övriga bestämmelser. Men minst lika viktigt är att mötet sker med omtanke om medlemmarna.

  • Kurs

    Ha koll som internrevisor

    Vad ingår egentligen i uppdraget som internrevisor? Efter genomgången utbildning ska du ha fått kunskaper om och förståelse för de formella krav som omger uppdraget att vara internrevisor.

  • Kurs

    Så funkar ekonomin

    Efter genomgången kurs ska du ha lärt dig hur föreningens ekonomi är uppbyggd och fungerar. Kursen ska även ha gett en bra bild av vad som är viktigt i föreningens årsredovisning.

  • Kurs

    Så funkar styrelsen

    Kursen tar ett samlat grepp om vad du som aktiv i styrelsen bör känna till om din roll och ditt ansvar. Den tydliggör ansvarsförhållanden och skapar förståelse för hur en förening fungerar.

Se fler kurser