Ny styrelse och registrering

Det är mycket att tänka på för en ny styrelse. Allt från adressändringar till att tillvarata de tidigare styrelsemedlemmarnas kunskaper och erfarenheter. Här är en checklista på vad som behöver göras.

Föreningsstämman är avklarad och en ny styrelse är vald. Styrelsen kan vara utbytt delvis eller i sin helhet. På det första styrelsemötet ska den nya styrelsen konstituera sig, som det heter.

Konstituera styrelsen

Det innebär att ni inom styrelsen väljer vem som ska inneha ordförandeposten för kommande period, om inget annat står i föreningens stadgar. Kanske väljs även sekreterare och kassör, men det är bara ordförande som enligt lag måste väljas.

Efter det är det viktigt att så snart som möjligt registrera föreningens nya styrelse, ordförande och firmatecknare hos Bolagsverket.

Registrera ny styrelse

Att registrera den nya styrelsen så fort som möjligt är viktigt. Enligt lagen om ekonomiska föreningar börjar nämligen en ändring i styrelsen att gälla först då anmälan om registrering kommit in till Bolagsverket och får ett diarienummer. Samma sak gäller för anmälan av firmatecknare.

Firmatecknare

Firmatecknare är den eller de personer som företräder föreningen och har befogenhet att skriva under avtal. Firmateckningen regleras i föreningens stadgar. Vanligast är att hela styrelsen eller två ledamöter tillsammans tecknar föreningens firma.

Styrelsen kan också besluta att en eller flera personer ska kunna teckna firman. Det kan vara personer i eller utanför styrelsen till exempel förvaltare. Dessa personer kallas för särskilda firmatecknare. En ändring av särskild firmatecknare börjar gälla från den tidpunkt ändringsanmälan registrerats hos Bolagsverket.

Hur görs registreringen

Smidigast är det att anmäla styrelse, firmatecknare och ordförande i e-tjänsten verksamt.se. De föreningar som anmäler ändringar elektroniskt får ett meddelande om att ändringen kommit in. Med det underlaget, tillsammans med stämmoprotokollet, kan föreningen sedan till exempel gå till banken och skriva under lånehandlingar, om registreringsbeviset skulle dröja.

Kostnaden för en elektronisk ändring av styrelse och stadgar är 800 kronor jämfört med 1 000 kronor om styrelsen i stället väljer att ändra via pappersblankett.

Fullmakter

Gör klart protokollsutdrag och uppdatera fullmakterna med aktuella namn och ta bort de ledamöter som har avgått. Fullmakter kan till exempel finnas hos banken för konton och krediter eller hos den ekonomiske förvaltaren.

Nycklar, koder och lösenord

Ta kontroll över utlämnade nycklar och över låssystemet. Begär en genomgång av utlämnade nycklar från den tidigare styrelsen.

Ändra lösenord till sådant som bara styrelsen ska ha tillgång till, exempelvis den gemensamma e-postinkorgen till styrelsen eller molntjänst. Andra koder som enbart styrelsen förfogar över kan också behöva bytas då styrelseledamöter har avgått.

Adressändra

Adressändra posten hos föreningens leverantörer om inte föreningen har en egen postlåda. Skapa rutiner för vem som tömmer föreningens postlåda, även under semestrar.

Har föreningen en ny mottagare för Bostadsrätterna Direkt? Uppdatera adressen genom att logga in på Bostadsrätternas portal.

Kontaktnät

  • Ta över den tidigare styrelsens avtal och externa kontakter såsom fastighetsskötare, hissjour, hantverkare och leverantörer av förbrukningsmaterial.
  • Ändra kontaktpersoner hos ekonomiska och tekniska förvaltare samt be om en genomgång av vilka rutiner som gäller.
  • Vem är kontaktperson på banken och vilka rutiner gäller för avisering av föreningens medlemmar och hyresgäster, samt betalning av fakturor och lån?
  • Kontakta den revisor stämman valde och utbyt kontaktuppgifter.
  • Finns det några juridiska tvister som föreningen är inblandad i och har föreningen någon jurist som ombud till sin hjälp?

Planeringen

  • Få grepp om föreningens ekonomiska status. Finns det en upprättad budget?
  • Inventera statusen på fastighetens skick. Hur ligger vi till i förhållande till underhållsplanen? Är några offerter intagna och är arbeten beställda?
  • Tala om för medlemmarna, genom till exempel informationsbrev eller portanslag, vilka som har fått de olika styrelsebefattningarna.
  • Försök att skapa ett bra klimat i styrelsearbetet, uppdatera kontaktlistor och upprätta gärna ett sammanträdeskalendarium så att alla vet när styrelsemötena ska hållas.

För våra medlemmar

Relaterade artiklar

Relaterade ämnen

  • Stadgar

    Föreningens stadgar är både ett internt regelverk och en sammanfattning av vad medlemmarna måste rätta sig efter enligt lag. Tydliga stadgar är en bra grund för en väl fungerande bostadsrättsförening.

Bli medlem

Testa oss och se vad vi går för. Bli medlem nu så bjuder vi på medlemskapet under hela år 2023 (om föreningen inte har varit medlem tidigare).

Läs mer om medlemskapet