Dags att byta ekonomisk förvaltare

Ibland fungerar inte samarbetet med den ekonomiska förvaltaren fullt så bra som styrelsen skulle vilja. Kontakten med förvaltaren och hanteringen kring bostadsrättsföreningens ekonomi och redovisning kanske inte sker med den smidighet som önskas. Styrelsen kan även uppfatta att tjänsten är för dyr. En rekommendation är att se över befintligt förvaltningsavtal i samband med budgeten på hösten för att eventuellt säga upp det på våren.

Det är vanligt att avtalen löper på kalenderår, ibland två år, och att uppsägningstiden är 6–7 månader.

Säg upp avtalet i tid

För många föreningar innebär det att avtalet ska sägas upp vid halvårsskiftet eller sista maj för att samarbetet ska avslutas per den sista december. Andra tider kan dock gälla så kontrollera vad som står i just ert avtal.

Eftersom avtalen många gånger ska sägas upp framåt sommaren är det viktigt att styrelsen under våren bestämmer sig för om ett byte är aktuellt.

Ta in offerter

Inför detta är det förstås bra att diskutera vad föreningen behöver i form av förvaltningstjänster och hur styrelsen vill att samarbetet ska fungera. Hur ser just er bostadsrättsförening ut? Är den liten eller stor, har ni egna anställda, lokaler? Vilken kompetens finns redan i styrelsen? Vill ni ha en mer personlig service eller mycket digitaliserat? Vill ni exempelvis kunna hämta ekonomiska rapporter själva på förvaltarens portal eller via en app? Skicka gärna förfrågningar till åtminstone tre förvaltare som är vana att förvalta bostadsrättsföreningar. Många föreningar vill träffa personen som ska vara föreningens kontakt hos förvaltaren, medan andra tycker att det är oväsentligt. Personkemin kan dock vara avgörande. Men om det är en stor förvaltare brukar det oftast gå att byta kontaktperson.

Tjänstepaket och säkerhet

Offerterna kan se lika ut men tjänsterna kan till exempel vara olika paketerade. Se över dem noga. Välj den lösning som fungerar bäst i er förening, och om inte ”paketet” har alla de delar ni vill ha går det oftast att förhandla så att det passar bättre. Kontrollera också hur förvaltaren kommer att hantera föreningens pengar. Sker det på ett säkert sätt? Använder de sig av klientmedelskonton med insättningsgaranti eller får förvaltaren en fullmakt att hantera föreningens konton? Finns försäkringar som täcker till exempel förmögenhetsbrott?

Förvaltarens delaktighet

Om styrelsen vill att kontaktpersonen hos förvaltaren deltar på styrelsemöten vid ett eller flera tillfällen om året och går igenom ekonomin är det bra att det framgår i förfrågningsunderlaget. Exempelvis kan det handla om budgetmötet på hösten och vid bokslutsmötet på våren. Utöver det kanske förvaltaren ska sköta kontakten med revisorn när det gäller det bokslutsunderlag som denne behöver inför sin granskning. Det är dock oftast styrelsens ansvar att förse revisorn med det gångna årets protokoll och förvaltningsberättelsen.

Vad brukar ingå?

Förutom det rena kassaflödet ingår ofta att förvaltaren upprättar årsredovisningen, håller lägenhetsförteckningen och medlemsförteckningen uppdaterade och noterar pantsättningar. Om föreningen har större projekt på gång är det bra att kontrollera att dessa kan redovisas separat.

En bra dialog med den nya kontaktpersonen om hur föreningen vill att olika saker bokförs underlättar så att styrelsen har koll på större transaktioner löpande. Och självklart inför budget. Försök också få en uppfattning om hur flexibel förvaltaren är, till exempel hur snabbt en faktura som kommit på vift kan betalas, utanför de ordinarie rutinerna.

Annat att tänka på

Med andra ord är det ganska mycket mer än priset som har betydelse för om det är rätt förvaltare för just er förening. Förvaltaren ska kännas som en trygg och kompetent partner som håller sig uppdaterad om vad som händer inom exempelvis skatteområdet. Kolla detta med referenskunder.

En fråga som brukar komma upp i samband med byte av förvaltare är arkiveringen av föreningens material. Hör med förvaltaren vilken struktur de erbjuder och vad som kan krävas av styrelsen vid en övergång.