Vilken roll och uppgift har suppleanten?
Suppleantens främsta uppgift är att fungera som ersättare i styrelsen när en ledamot inte kan närvara på ett styrelsemöte. Det är upp till varje styrelse att besluta ifall suppleanterna ska kallas till styrelsemötena, och ha yttranderätt, även när de inte tjänstgör.
Ifall en suppleant vikarierar på styrelsemötet för en ledamot som inte kan närvara har denne samma funktion och ansvar som ledamoten. Exempelvis ska suppleanten räknas in i underlaget när man bedömer om styrelsen är beslutsför eller inte. Suppleanten har däremot inget ansvar för styrelsebeslut vid de sammanträden då denne närvarar men inte tjänstgör som styrelseledamot.
Om en ledamot avgår ur styrelsen kan suppleanter kallas att tjänstgöra på styrelsemötena fram till nästa stämma. Dock är suppleanten alltid suppleant, även om denne tjänstgör i en ledamots ställe.
Stämman avgör
Stämman är som bekant föreningens högsta beslutande organ och den instans som utser styrelse och suppleanter. Styrelsen kan alltså inte själv välja en suppleant eller besluta om att en suppleant ska bli ledamot ifall en ledamot hoppar av eller flyttar. Det behövs ingen ny stämma om en suppleant avgår och styrelsen fortfarande är beslutsför.
Behöver styrelsen ha suppleanter?
Styrelsen i en bostadsrättsförening måste ha minst tre ledamöter och antalet ska vara specificerat i föreningens stadgar. Ofta står även antalet suppleanter angivet men det finns inget lagkrav att en förening måste ha suppleanter, även om det underlättar ifall ledamöter är frånvarande eller avgår.
Vilken suppleant ska kallas?
Lagen anger inte i vilken ordning suppleanter ska kallas. Om en ledamot har anmält förhinder att delta vid ett styrelsemöte, och suppleanter normalt inte kallas till mötena, är det styrelsens ordförande som bestämmer och kallar den suppleant som ska tjänstgöra. Det gäller om inget annat beslutats av föreningsstämman, eller framgår av arbetsordningen som styrelsen antagit. Om alla suppleanter kallas tjänstgör de i den ordning som styrelsen bestämmer på mötet.
Ingen automatisk närvaro- och yttranderätt
Den suppleant som inte ska tjänstgöra har inte någon automatisk rätt att närvara vid styrelsemöten. Styrelsen kan dock besluta annorlunda. Bostadsrätterna förespråkar närvaro- och yttranderätt eftersom suppleanterna behöver vara insatta i föreningens verksamhet den dag de ska tjänstgöra. Ett annat skäl att kalla suppleanterna är att en ledamot kan få förhinder i sista stund eller visa sig vara jävig under pågående möte. Då finns en ersättare redan på plats för att tjänstgöra. De ska däremot inte handlägga eller besluta i ärenden.
Rätt att ta del av handlingar
Självklart ska suppleanter som tjänstgör få ta del av underlag inför styrelsemötet, men de kan även få göra det när de endast närvarar. I samband med att styrelsen beslutar om årsredovisningen kan en tjänstgörande suppleant underteckna handlingen i stället för en frånvarande ledamot.
Andra uppgifter
Suppleanterna kan även ha andra uppgifter och uppdrag åt styrelsen. En suppleant kan också vara protokollförare på styrelsemöten och i den rollen underteckna protokoll tillsammans med ordföranden.