Checklista inför stämman – och annat som är bra att veta

Det är fortfarande tidigt på året, men som bekant går tiden fort och innan vi vet ordet av är det dags för årsstämman – bostadsrättsföreningens viktigaste möte. Inför det finns en hel del förberedelser för styrelsen att göra och det är klokt att starta i god tid.

För alla som engagerar sig i föreningsarbetet är årsstämman höjdpunkten på året. Det är då styrelsen redogör för hur föreningens verksamhet och fastighet har förvaltats under det gångna året. En bostadsrättsförening ska, liksom andra ekonomiska föreningar, hålla sin ordinarie föreningsstämma inom sex månader efter utgången av varje räkenskapsår. Dessutom finns det en rad andra tidsangivelser att förhålla sig till – både enligt lag och föreningens stadgar. För att underlätta styrelsens planering har vi därför gjort en checklista.

  • Valberedningen

Något av de första ni bör göra är att kontakta valberedningen för att vara säker på att den sätter i gång sitt arbete. Bjud eventuellt in valberedningen att vara med före ett av era styrelsemöten för att berätta om året och vilka ledamöter som inte ska sitta kvar i styrelsen.

  • Årsredovisningens förvaltningsberättelse

Om ni har anlitat en ekonomisk förvaltare behöver ni kontakta denne för att vara säker på att allt underlag som behövs för årsredovisningen finns på plats. Även om förvaltaren står för mycket av innehållet i årsredovisningen behöver ni skriva förvaltningsberättelsen och fylla på med viktiga händelser under året.

Datum: ..............................................................................

  • Revisorer

Kontakta revisorerna och stäm av tider och vad de behöver för att göra sin granskning. Revisorerna ska enligt lag få årsredovisningen senast sex veckor före stämman och föreningen får den i retur tillsammans med revisionsberättelsen senast tre veckor före stämman.

Datum: ..............................................................................

  • Bokningar

Boka lämplig lokal och eventuellt ordförande till stämman. Ordna även med fika eller mat och dryck.
Datum: ..............................................................................
Lokal: ................................................................................
Stämmoordförande: ........................................................

  • Information till medlemmarna

Informera medlemmarna genom att antingen skicka eller anslå information, berätta om datum och plats i nyhetsbrev eller lägga ut information på föreningens webbplats om en sådan finns. Upplys om när motioner ska vara inne och beskriv gärna kort hur de bör utformas för att de ska vara enkla att förstå och besluta om. Uppmuntra dem som är intresserade av styrelsearbete att kontakta valberedningen. 

Datum: ..............................................................................

  • Motioner

När behöver styrelsen ha motionerna för att hinna behandla dem inför stämman? Före det datum då motionerna ska behandlas på ett styrelsemöte. En tidpunkt kan också finnas angiven i föreningens stadgar.

Datum: ..............................................................................

  • Kallelsen

Stadgarna anger vad som ska tas upp på årsmötet. Till kallelsen bifogas dagordningen med de ärenden som stämman ska behandla inklusive eventuella motioner. Dessa bör bifogas dagordningen. Lägg gärna med en mall för fullmakt. Se även vad som står om kallelsetid och på vilket sätt kallelse ska ske i föreningens stadgar. Där finns angivet när ni tidigast kan skicka kallelse till medlemmarna och även senast. Enligt lag gäller tidigast sex veckor och senast fyra veckor före årsstämman, om det inte står något annat i stadgarna. Senaste tiden för kallelse till ordinarie stämma som får anges i stadgarna är två veckor.

Datum: ..............................................................................

  • Årsredovisningen klar

Årsredovisningen behandlas på ett styrelsemöte då styrelsen beslutar att lägga fram den för medlemmarna. Det är lämpligt att vid det tillfället även skriva under årsredovisningen. Hela den sittande styrelsen skriver under, oavsett hur länge de haft sina mandat. Suppleanter skriver endast under om de fått ersätta ledamöter som avgått under mandatperioden vilket ska framgå. Styrelsen väljer om årsredovisningen ska delas ut i pappersform, exempelvis tillsammans med kallelsen, eller inte. Oavsett måste den finnas tillgänglig för medlemmarna senast två veckor före stämman.

Datum: ..............................................................................

  • Dagen för föreningsstämman

Ta med aktuell medlemsförteckning för avprickning och som röstlängd. Ha ett trevligt årsmöte!

Datum: ..............................................................................

Nytt för i år - stämmoförfarandet

Från och med den 1 januari i år kan föreningar hålla sina stämmor enbart digitalt. Tidigare har det bara varit möjligt att hålla stämman digitalt om det också funnits en plats där medlemmarna kan närvara fysiskt. Kanske har ni hunnit med att ändra era stadgar för att möjliggöra detta? Det krävs nämligen att det skrivs in i stadgarna för att föreningen ska kunna hålla sin stämma helt digitalt.

Tänk på att:

  • Ni kan bara hålla stämman helt digitalt om det tillåts i era stadgar och det behöver också beslutas på ett styrelsemöte.
  • Kontrollera de tekniska möjligheterna och förutsättningarna för medlemmarna att delta. Det måste också finnas information om hur den digitala stämman ska genomföras.

Nytt för i år - årsredovisningen

Nya regler för den årsredovisning som gäller räkenskapsåret 2023 är att vissa nyckeltal blir obligatoriska att redovisa. Dessa är:

  • Årsavgift per kvadratmeter
  • Skuldsättning per kvadratmeter
  • Sparande per kvadratmeter
  • Räntekänslighet
  • Energikostnad per kvadratmeter.

Det ska också finnas med en kassaflödesanalys i årsredovisningen.

Vid förlust ska föreningen även beskriva hur framtida ekonomiska åtaganden, såsom underhåll av fastigheten, ska kunna finansieras.

Syftet med ändringarna är att underlätta för medlemmar, potentiella lägenhetsköpare och andra intressenter att skapa sig en uppfattning om föreningens ekonomi och enklare kunna jämföra olika föreningars ekonomi med varandra.

Viktiga tider att ha koll på:

  • Kallelse till ordinarie stämma: Enligt lag gäller senast fyra veckor före årsstämman, om inte annat är angivet i stadgarna. Senaste tiden för kallelse till ordinarie stämma som får anges i stadgarna är två veckor.
  • Årsredovisning till revisorn: senast sex veckor före stämman.
  • Revisionsberättelse i retur:  senast tre veckor före  stämman.
  • Årsredovisningshandlingar ska hållas tillgängliga för medlemmar: senast två veckor före stämman.
  • Stämmoprotokoll ska hållas tillgängligt för  medlemmar: senast tre veckor efter stämman. 

Visste du att:

Ansvaret för ledamöterna är begränsat till det räkenskapsår som årsredovisningen redogör för. Beslutet om ansvarsfrihet gäller alltså räkenskapsåret och inte den följande perioden fram till föreningsstämman. Ansvarsfrihet för tiden fram till stämman kan först nästa års föreningsstämma ta ställning till.

Relaterade artiklar

Relaterade ämnen

  • Föreningsstämma

    Bostadsrättsföreningar präglas av demokrati – att alla medlemmar får vara med och besluta i frågor som rör den egna föreningen. Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ som utser en styrelse för att sköta den löpande förvaltningen.

  • Stadgar

    Föreningens stadgar är både ett internt regelverk och en sammanfattning av vad medlemmarna måste rätta sig efter enligt lag. Tydliga stadgar är en bra grund för en väl fungerande bostadsrättsförening.

  • Årsredovisning

    Den enda information bostadsrättsföreningar måste ge ut enligt lag är årsredovisningen. Det innebär även att det finns lagkrav på vad en årsredovisning måste innehålla.

Relaterade kurser

Bli medlem

Testa oss och se vad vi går för. Bli medlem nu så bjuder vi på medlemskapet under hela 2024 (om föreningen inte har varit medlem tidigare).

Läs mer om medlemskapet