Vem ska sköta om fastigheten?

13 okt 2020 | Fastigheten är föreningens absolut största tillgång och kräver en aktiv förvaltning för att fungera på bästa sätt. En viktig fråga för alla föreningar är vad styrelsen har kompetens, tid och möjlighet att göra själv och vilka tjänster som är bättre att köpa. Bostadsrätterna Direkt tipsar om hur ni kan gå tillväga.

Att sitta i en bostadsrättsförenings styrelse är både ett ansvarsfullt och ibland tidskrävande uppdrag. Det ställs inte sällan krav på goda kunskaper inom områden som exempelvis ekonomi, juridik och byggnadsteknik.

Förutsättningarna är förstås olika i olika föreningar men gemensamt är att alla har fastigheter som behöver förvaltas på ett bra sätt, och det är en uppgift som kräver aktiva insatser. Varje styrelse bör alltså ställa sig frågor som: vilken kompetens finns i föreningen och vilka resurser har vi i form av tid och kunskaper? Och så förstås vilka uppgifter det är vi har i vår förening som styrelsen ansvarar för att sköta men som vi bör köpa i stället för att göra själva?

Här är några vanliga ansvarsområden att ta ställning till vad gäller skötsel:

  • Utemiljö: markskötsel under sommarhalvåret och snöröjning och halkbekämpning vintertid.
  • Byggnad utvändigt: snöbevakning och skottning av tak, terrasser och balkonger, funktionskontroll av entrédörrar och garageportar samt att se till att vattenavrinningen fungerar genom att rensa silar, brunnar och stuprör.
  • Byggnad invändigt: städning av gemensamma utrymmen såsom trapphus och lokaler, byte av lampor och mindre reparationer, service av maskiner i tvättstugor.
  • Installationer: service av värme- och ventilationssystem, hissar, motordrivna portar och lås/passagesystem. Brandskyddsinstallationer som exempelvis brandsläckare, sprinkler och rökluckor och även allmän tillsyn genom rondering.

Gemensamt för alla dessa uppgifter är att de är återkommande. Uppgifter som utförs mer sällan eller bara vid behov ligger oftast utanför förvaltningsavtal. Det kan exempelvis vara fråga om stamspolning och rensning av ventilationskanaler, liksom kontroller som myndigheter kräver, till exempel obligatorisk ventilationskontroll.

Planerat underhåll såsom balkongrenovering ska också hanteras separat eftersom det inte heller är en frekvent återkommande uppgift.

Hur går vi tillväga när vi vill upphandla en tjänst?

1. Identifiera och beskriv behovet

Vad vill vi ha gjort, varför och i vilken omfattning? Vilka krav ställer vi på tjänsten? Ibland har föreningen redan ett avtal och vill upphandla ett nytt. Då kan ni utgå från det befintliga avtalet och givetvis de erfarenhet ni har. Vad fungerade bra eller dåligt och varför?

Det kan vara svårt att beskriva era behov på ett formellt korrekt sätt om ingen i styrelsen har de kunskaperna. Vid tvekan kan ni anlita en konsult för att undvika missförstånd mellan er och den framtida entreprenören. Det finns konsulter som är specialiserade på förvaltningsupphandlingar men även andra sakkunniga kan anlitas. Till exempel kanske en landskapsarkitekt kan hjälpa till med en markskötselupphandling. Om föreningen har en teknisk förvaltare ingår ibland upphandling av sidoleverantörer som exempelvis för hisservice.

2. Upprätta ett förfrågningsunderlag

Bostadsrätterna rekommenderar att föreningar handlar upp med ett tydligt förfrågningsunderlag även om det förekommer att förfrågan görs muntligt. Att skriva ett förfrågningsunderlag är inte helt enkelt och det är viktigt att vara tydlig så att anbuden sedan blir jämförbara. Beroende på vilken tjänst som ska upphandlas bör ni fundera över om ni ska göra det själva eller ta hjälp med hela upphandlingen.

I förfrågningsunderlaget behöver ni även ange krav på försäkringar och önskemål om tider då tjänsten ska utföras, betalningsmetod, när avtalet ska börja löpa och för hur lång tid det ska gälla, uppsägningstid, önskemål om referenser med mera.

3. Hur hittar vi lämpliga entreprenörer?

När underlaget är klart kommer frågan vem det ska skickas till. Fråga andra föreningar och fastighetsägare om tips. Hör med branschorganisationer och sök på internet. Läs årsredovisningar för andra föreningar, där det brukar framgå vilka de har anlitat.

4. Jämför anbuden

Förhoppningsvis får ni in anbud från alla ni har ställt frågan till och det är dags att jämföra dem. Ibland krävs nollställning, det vill säga att identifiera avvikelser i anbuden och sätta ett pris på dem. Men utgångspunkten bör vara att förfrågningsunderlaget har varit så tydligt att anbuden blir anständigt jämförbara.

En del entreprenörer lämnar fast pris, andra på löpande räkning men vanligast är hybrider, det vill säga en mix av fast pris och löpande. Lämnade priser behöver ofta analyseras. Som grund kan tidigare kunskap och fakturering användas för att göra en bedömning av vad styckpriser kommer att innebära för totalkostnaden i slutänden. Kontrollera också påslag för material och underkonsulter.

Jämför avtalstid, uppsägningstid och referensobjekt som presenterats.

5. Välj entreprenör och skriv avtal

Innan avtal skrivs bör den entreprenör ni valt kontrolleras genom att begära referenser. Säkerställ också att skatt och avgifter är betalda och att företaget har en gällande ansvarsförsäkring.

Lika viktigt som ett tydligt förfrågningsunderlag är förstås att ett tydligt och skriftligt avtal upprättas. Utgångspunkten är i princip alltid att ta fram avtalsförslaget själv men ofta har entreprenören ett avtalsförslag att utgå ifrån. Detta bör då granskas kritiskt till exempel vad gäller skadeståndsbegränsningar, tvister, eventuella tillkommande kostnader och om någon part vill avsluta samarbetet. Ett annat alternativ är att använda sig av en avtalsmall, exempelvis från AFF (Forum för förvaltning och service).

6. Uppföljning av arbetet

Skriv gärna in i avtalet att kontinuerliga driftsmöten, uppföljningsmöten eller kontraktsmöten ska hållas. Viktigast är dock att utvärdera arbetet tillsammans. Får vi vad vi har beställt? Det är varken bra för er som beställare eller entreprenören om ingen utvärdering sker.

Kvalitetsarbete i form av egenkontroller bör helst ingå redan i förfrågningsunderlaget med krav på redovisning av kontrollpunkter för alla moment. Allra senast bör det regleras i kontraktet. Var tydlig med era förväntningar innan entreprenaden påbörjas så kan missförstånd och oenighet undvikas.

TIPS!

Ha en avtalsförteckning i föreningen och gå igenom den på styrelsemötena med jämna mellanrum för att inte missa att säga upp avtal i tid.

TÄNK PÅ ATT:

  • Inte handla upp och skriva avtal på en tjänst som överlappar ett annat avtal. Till exempel fastighetsskötsel med tillsyn av undercentral när det redan finns ett driftsavtal för värmesystemet där tillsyn av undercentralen ingår.
  • Gärna ringa och fråga entreprenörerna om de är intresserade av att lämna anbud innan förfrågan skickas till dem.

Skriv en kommentar

Mer som detta