Våra bästa tips inför stämman

06 maj 2015 | Föreningsstämman närmar sig med stormsteg. Styrelsen ska redogöra för sitt verksamhetsår och medlemmarna får ställa frågor, fatta beslut i olika frågor och välja styrelse. Samtidigt är det säkert många styrelser som upplever en viss nervositet inför stämman, att allt ska bli rätt.

Mycket i hanteringen av en föreningsstämma följer direkt lag eller stadgebestämmelser, vilket innebär att föreningsstämman måste ske på ett visst sätt. Men det finns ändå ett visst utrymme för fri tolkning av procedurreglerna. Detta gäller särskilt stämmoordförandens roll, till exempel sättet att ställa förslag inför omröstning eller dra streck i debatten.

Ordförande
Ofta är det mindre lämpligt att föreningens ordförande också är ordförande under själva föreningsstämman. Det är ju styrelsens förvaltning som ska granskas och föreningens ordförande har inte sällan haft ett betydande inflytande över denna. I stället kan det vara en fördel att välja någon utomstående som leder stämman. Inte minst kan föreningens ordförande under stämman behöva koncentrera sig på annat än att leda själva mötet, till exempel att besvara frågor från medlemmarna.

TIPS: Hyr in en extern stämmoordförande eller låna ordförande från grannföreningen.

Stämmoprotokoll
Det är viktigt att följa reglerna för utformningen av stämmoprotokoll, inte minst därför att beslut fattade av föreningsstämman kan överklagas. Protokollet är då en bevishandling i en domstol. Det är stämmoordförandens ansvar att se till att stämmoprotokoll skrivs på rätt sätt. Vanligast är att ordförande utser en protokollförare. Ska det vara ett kortfattat beslutsprotokoll eller ett längre diskussionsprotokoll? Lagen säger att det räcker med beslutsprotokoll men inget hindrar att protokollet är fylligare i de delar som anses lämpligt.

TIPS: Överväg att inte ha långa diskussionsprotokoll.

Omröstning
Har stämman röstat i någon fråga ska protokollet ange hur omröstningen utfallit, till exempel 15 röstade ja, 4 röstade nej. Röstlängden ska tas in i protokollet eller läggas som bilaga.

TIPS: Utgå från medlemsförteckningen vid avprickning av medlemmarna.

Justering
Protokollet får det innehåll som protokollföraren anser vara riktigt. Mötesordförande och minst en justeringsperson som stämman utsett skriver under protokollet. Om en justerare har en annan uppfattning än protokollföraren om innehållet kan justeraren vid sin namnteckning eller i särskild bilaga ange hur denne för sin del anser att protokollet ska lyda när det rör de delar där denne har en annan uppfattning. Justering får nämligen inte göras i själva protokollstexten när protokollet väl är skrivet. En justerare kan inte vägra att justera protokollet med hänvisning till innehållet.

TIPS: Om justeraren har en annan uppfattning om protokollets innehåll får detta redovisas separat.

Överklagande
Medlemmarna ska kunna ta del av stämmoprotokollet i justerat skick senast tre veckor efter stämman. Det är viktigt att hålla den tiden eftersom protokollet går att överklaga inom tre månader från stämman. Något krav på att dela ut protokollet till samtliga medlemmar finns inte, även om många föreningar väljer att göra så.

TIPS: Håll tidsgränsen och se till att protokollet är justerat och klart tre veckor efter stämman.

Förvaring
Protokollet ska förvaras för evigt, och årsredovisningshandlingarna i original ska förvaras i minst sju år men gärna längre. En del protokoll kommer säkert aldrig att bli lästa men förvånansvärt ofta finns det anledning att gå tillbaka till riktigt gamla protokoll. Vad styrelsen vet i dag, vet inte alltid kommande styrelser.

TIPS: Förvara protokollen för "evig tid".

Efter stämman
Fundera över hur styrelsen kan utnyttja tillfället att göra något trevligt tillsammans med medlemmarna efter stämman. Varför inte bjuda på något gott att äta och dricka och passa på att skapa lite föreningsanda. Det är i allmänhet väl utlagda pengar på trivselkontot.

TIPS: Se stämman som ett utmärkt tillfälle att umgås med varandra.

Checklista inför stämman

Styrelsen och föreningens revisorer har flera viktiga tidpunkter att hålla i minnet inför den ordinarie föreningsstämman. Obligatoriska beslut på en ordinarie föreningsstämma är bland annat fastställande av balans- och resultaträkning och beslut om resultatdisposition. Sådana beslut förutsätter att handlingarna har upprättats i tid för att föreningens medlemmar ska kunna gå till beslut på stämman.

Föreningslagen innehåller därför ett antal tidsfrister för olika åtgärder som styrelsen måste känna till. De viktigaste tidsfristerna är följande:

1. Styrelsen ska minst en månad före stämman avlämna årsredovisningshandlingarna till revisorn (9 kap 3§).

2. Revisorn ska återlämna de granskade handlingarna och överlämna en revisionsberättelse till styrelsen senast två veckor före stämman (8 kap 13§).

3. Under minst en vecka före stämman ska årsredovisningshandlingarna och revisionsberättelsen hållas tillgängliga för medlemmarna (7 kap 8§).

4. Styrelsen ska genast skicka årsredovisningshandlingar och revisionsberättelse till medlemmar som begär att handlingarna ska sändas till dem på uppgiven adress. Lägenheten kan till exempel vara uthyrd i andra hand (7 kap 8§).

5. Senast en månad efter det att resultat- och balansräkningen har fastställts av föreningsstämman ska kopia av årsredovisningen och revisionsberättelsen hållas tillgängliga hos föreningen för alla som är intresserade (9 kap 3§).

6. Det justerade protokollet från föreningsstämman ska hållas tillgängligt hos föreningen för medlemmarna senast tre veckor efter stämman (7 kap 10§).

Skriv en kommentar

Mer som detta