Hur väljer vi förvaltare?

24 jul 2012 | Många upplever det som en omfattande process att byta ut föreningens förvaltare, och är inte på det klara över vilka krav som ska ställas på en potentiell uppdragstagare. Diskutera i styrelsen vilken typ av service ni behöver och håll ett öga på transaktionskontot.

En förening har alltid möjlighet att med jämna mellanrum utsätta ett förvaltningsavtal för omprövning. Eftersom det krävs en hel del arbete att byta förvaltare låter föreningarna det mesta rulla på om det inte finns ett avsevärt missnöje. När det väl kommer i läge för en omprövning av förvaltningsavtalet är föreningarna först och främst inriktade på priset, och missar många gånger alla andra värderingsfrågor som till exempel trygghet och kompetens.

Den enkla vägen är att välja den billigaste förvaltaren, vilket är kortsiktigt men enklast att försvara inför medlemmarna. Vid en offertförfrågan blir många föreningar varse om att det är en svårgenomtränglig djungel att ta del av överambitiösa avtal. Utifrån många förvaltares utgångspunkter är det ett sätt att bereda väg för extraräkningar.

Grunden inför en offertrunda är att styrelsen behöver diskutera hur de vill arbeta. Hur modernt vill styrelsen arbeta?  Hur ofta vill vi ha rapporter? Vill vi ha möjligheter till särredovisning av olika hus eller vill vi ha möjligheter till att följa upp större byggprojekt? Är föreningens lokaler momspliktiga? Har föreningen anställd personal som kräver särskild redovisning och inleveranser av sociala avgifter? De flesta föreningar vill ha ett fast pris där allt är inkluderat, men förvaltningsbranschen erbjuder få verkligt totala priser.

Alla förvaltare måste på något sätt hantera föreningens penningflöde. Förvaltarna väljer olika metoder för detta, men gemensamt är att de kommer åt föreningens pengar. Avgifter och hyror betalas in och räkningar betalas ut och för att allt ska flyta smidigt måste förvaltaren hantera dessa pengar genom fullmakt eller genom att alla pengar förs till konton som tillhör förvaltaren. Här är lösningen transaktionskonton som normalt inte ger någon ränta eller mycket låg ränta.

När föreningen frågar förvaltaren om räntan blir svaret att de behåller räntan eller att ränta utgår från en viss dag i månaden. Konstruktionerna varierar och det kan vara svårt att exakt beräkna vad det betyder. Räntan kan uppgå till avsevärda belopp under ett år och den måste rimligtvis läggas till eller dras av vid jämförelsen av de priser som olika förvaltare tar för att få rätt verkligt pris. En annan aspekt är hur säkra pengarna är hos förvaltaren. Kan förvaltaren använda pengarna i sin egen verksamhet eller är de åtskilda och att betrakta som redovisningsmedel som är skyddade vid obestånd hos förvaltaren? Har förvaltaren försäkrat sig mot förmögenhetsbrott? Kan förvaltaren ersätta föreningen i händelse av förskingring? Räcker verkligen pengarna till att ersätta alla förvaltarens kunder? Kom ihåg att en förvaltare ofta förvaltar många föreningar.

Sker några oegentligheter med föreningarnas pengar är det många föreningar som drabbas och därmed många som slåss om pengarna. Försäkringen måste alltså täcka en situation som handlar om mycket pengar. Genom åren har det funnits förvaltare som lagt beslag eller ”lånat” föreningarnas pengar och sedan inte haft möjlighet att lämna tillbaka dessa. Lita inte enbart på förvaltarens uppgifter utan fråga banken hur de ser på kontot.

Nästa fråga är hur utvecklat förvaltningssystemet är. Vi är alla olika och har olika behov och kunskap, men utvecklingen går ändå mot att kunna hantera attester över nätet och att när som helst på dygnet kunna titta på redovisningen som ständigt ska vara uppdaterad. Vill styrelsen slippa att posta kuvert för att skyffla räkningar fram och tillbaka måste förvaltaren erbjuda inläsning av fakturor. Behoven ser dock olika ut, och det kan vara onödigt att betala för teknik som föreningen inte använder.

En del föreningar uppskattar i stället en utvecklad personlig service direkt med sin förvaltare. Om den personliga kontakten upplevs som viktig är det därför inte fel att be att få träffa den person som ska sköta föreningens ekonomi. I andra föreningar finns en motsatt inställning där så lite kontakter som möjligt är det bästa och det ska bara fungera. När det gäller redovisning finns det alltid många synpunkter. Många är de som gärna komplicerar till det som i grunden handlar om att föra bok över intäkter och kostnader. Man vill diskutera synpunkter från revisorn.

Hur ser servicen ut? Kan man lätt nå förvaltare? Stänger de kontoret på sommaren för semester eller finns det alltid service? Kan man få hjälp utanför kontorstider? Detta är viktiga frågor man bör ställa sig eftersom styrelsen har annat att syssla med än bostadsrättsföreningen. Det är svårt att bilda sig en uppfattning om detta men fråga efter referenser, som alltid är ett effektivt sätt att skaffa sig information på. Även om redovisningen kan vara förhållandevis enkel bör en förvaltare ha personal som man kan diskutera lite mer avancerade redovisningsfrågor med.

Detta kräver att de har god utbildning och erfarenhet. Förvaltaren bör även kunna medverka på stämmor och där på ett trovärdigt sätt redogöra för ekonomin. Minst av allt vill styrelsen ha en förvaltare som har svårt att tänka i nya banor och som hellre lyssnar på revisorerna. Det är inga oöverstigligt svåra frågor, men ekonomen bör vara flexibel i sitt tankesätt och konstruktivt bistå föreningen med råd och att argumentera mot revisorer. Ekonomen bör kunna bistå med konstruktiva och hållbara lösningar som innebär att föreningen inte i onödan uttaxerar avgifter av medlemmarna.

Föreningen behöver vara medveten om att det varken är den ekonomiska förvaltaren eller revisorn som bestämmer, utan i stället styrelsen som talar om hur de vill ha det, och sista ordet har medlemmarna på årsstämman. Föreningar är ofta ute i sista minuten. Det ligger i sakens natur när man har en massa andra saker i livet att sköta och i en pressad tillvaro är det lätt hänt att föreningen kommer i sista hand. Här måste det också finnas en beredskap för exempelvis snabba betalningar av fakturor som blivit liggande. Det är bra att ställa frågan hur det fungerar och i vilken omfattning handpåläggning kan ske.

När styrelsen sammanfattar sina intryck är det viktigt att kunna dra slutsatsen att förvaltaren är en kompetent och pålitlig partner. När allt kommer omkring så är främsta anledningen till att föreningarna köper upp tjänster bristen på tid. Det får aldrig bli så att förvaltaren upplevs som motståndare i stället för partner eller att diskussionerna med förvaltaren tar mer tid i anspråk än om man inte hade lämnat bort förvaltningen.

Sju snabba tips för att lyckas
1. Vad vill ni ha hjälp med? Kartlägg föreningens behov och låt det bestämma vilken typ av förvaltare ni söker.

2. Vilken service vill ni att förvaltaren ska erbjuda? Är till exempel skanning av fakturor viktigt? Betala då för det men välj bort om ni inte vill ha det.

3. Titta inte bara på priset. Trygghet och kompetens lönar sig i längden.

4. Vad innebär förvaltarens transaktionskonto? Om det inte ger någon ränta bör ni räkna in bortfallet i priset.

5. Hur stabil är förvaltaren?  Kontrollera på vilket sätt föreningens pengar skyddas.

6. Hur tänker förvaltaren när det kommer till bokslutsdispositioner? De behöver förstå att en bostadsrättsförening inte har samma behov som ett företag.

7. Finns förvaltaren där när styrelsen inte hinner med? Det är ju trots allt därför föreningen köper tjänsten.

Skriv en kommentar

Mer som detta