Därför får ni ingen information via e-post

23 aug 2022 | Bostadsrätterna skickar oftast information till alla medlemsföreningar via e-post. Den går till de e-postadresser som ni uppgett, antingen när medlemskapet tecknades eller senare. Vid varje utskick får vi 100-tals så kallade studsar. Vi vill därför uppmana alla medlemmar att se över era uppgifter.

En studs är ett e-postmeddelande som inte kommer fram till mottagaradressen. Att e-post studsar kan bero på flera saker. Bland annat att e-postinkorgen är full eller att e-postservern är nere eller överbelastad. Det är temporära problem. Men det kan också bero på att:

  1. E-postdomänen har upphört. Till exempel har Tele2 och Comhem lagt ner sina e-posttjänster.
  2. E-postadressen är felstavad. En vanlig felstavning är att kasta om bokstäver i e-postadressen, till exempel att skriva "teila.com" i stället för "telia.com". En annan vanlig felstavning är att skriva ett kommatecken i stället för punkt.
  3. En enskild persons e-postadress har slutat fungera. En del föreningar har angivit en e-postadress som går till exempelvis ordförandens arbetsplats. När personen sedan slutar sin anställning, och e-postkontot upphör, studsar e-posten tillbaka.

Hur kontrollerar och ändrar vi uppgifter?

För att få information om utbildningar, nya eller uppdaterade medlemsförmåner, nyhetsbrevet Bostadsrätterna Direkt och liknande uppmanar vi er i styrelsen att se över vilka uppgifter som finns om föreningen och att de stämmer.

Det gör ni genom att logga in med BankID och gå in i portalen för medlemsservice. Klicka på namnet i inloggat läge och Mitt konto. I vänsterkolumnen finns Mina uppgifter och Min förening. Under respektive rubrik finner ni uppgifter dels till dig som loggat in, dels för hela föreningen.

Skaffa en gemensam e-postadress till styrelsen

För att minimera den här typen av problem är det klokt att skaffa en gemensam e-postadress som alla i styrelsen har tillgång till. Den gemensamma e-postadressen består ju även om ledamöterna i styrelsen byts och medlemmarna vet alltid vilken adress de ska använda för att kontakta styrelsen.

Den gemensamma adressen är också bra att använda i alla sammanhang då ni kommunicerar med externa kontakter, leverantörer, entreprenörer mm så att inget ”ramlar mellan stolarna” för att mejl gått till en enskild ledamot. Självklart är det viktigt, ur GDPR-synpunkt, att ha en rutin för att byta lösenord när styrelsesammansättningen förändras.

TÄNK PÅ ATT:

  • Inte ha en så kallad forward från en gemensam e-postadress till respektive ledamot. Det blir då omöjligt att ha koll på rensningen av onödiga personuppgifter, som måste göras enligt GDPR, i inkorgen om mejlen sprids vidare.

Skriv en kommentar

Mer som detta