Sex olika sätt att hålla sin stämma

01 jun 2020 | Rekommendationer från myndigheterna gör att bostadsrättsföreningar i år behöver tänka till och kanske planera om för sin föreningsstämma. Riksdagen har genom en ny tillfällig lag, som senare kompletterats, försökt underlätta för alla verksamheter som behöver hålla sin stämma. Här beskriver vi på vilka olika sätt detta kan göras.

I slutet av mars förbjöd regeringen större allmänna sammankomster med fler än 50 personer på grund av den pågående smittspridningen av coronaviruset covid-19. Som en komplettering till förbudet har Folkhälsomyndigheten utarbetat allmänna råd även för arrangemang som inte omfattas av den beslutade förordningen. Riktlinjerna är specifika rekommendationer för till exempel handeln, kollektivtrafiken och föreningslivet för att minska smittspridningen och framför allt att skydda de mest sårbara i samhället, det vill säga äldre och andra riskgrupper.

För bostadsrättsföreningar innebär rekommendationerna att man bör skjuta på planerade årsstämmor eller genomföra dem digitalt. Det gäller även andra möten, styrelsemöten och liknande. Privatpersoner, företag, organisationer och föreningar har också en skyldighet enligt smittskyddslagen att se till så att inte smitta sprids. Det innebär bland annat att man ska sätta upp information till medlemmar, personal och andra besökare för att om möjligt förhindra smittspridning.

Hur ska då bostadsrättsföreningen göra med sin årsstämma?

Det är en demokratifråga att så många som möjligt ska kunna medverka på stämman och enligt föreningslagen ska den ordinarie stämman hållas inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår. De flesta föreningar har denna tidsfrist i sina stadgar, vilket innebär att den 30 juni är det sista datum som stämman kan hållas, men det finns även de som har kortare tid samt föreningar med brutet räkenskapsår.

Här ges sex olika alternativ för genomförande av stämman. Varje styrelse behöver se till sin förenings specifika förutsättningar och noga tänka igenom vad som passar bäst för den egna föreningen. Är föreningen liten eller stor? Är medlemmarna till största delen äldre personer eller är det tvärtom en förening med nästan bara unga medlemmar? Finns många frågor som medlemmar motionerat om eller är det till stor del formaliapunkter som ska beslutas på årets stämma?

Vilket av följande alternativ som föreningen än väljer behöver beslutet fattas på ett styrelsemöte.

Alternativ 1: Skjut på stämman
Alternativ 2: Håll stämman digitalt, alltså på distans
Alternativ 3: Håll en skrivbordsstämma eller stämma ”per capsulam”
Alternativ 4: Stämman hålls men med ombud för dem som är i riskgrupp eller äldre
Alternativ 5: Stämman hålls enbart som digital stämma utan fysisk närvaro
Alternativ 6: Stämman hålls som en ren poströstningsstämma, alltså utan fysisk närvaro

Alternativ 1: Skjut på stämman

Om ni beslutar att skjuta på stämman är det viktigaste att så snart som möjligt meddela medlemmarna att styrelsen har beslutat att ställa in stämman samt informera om att kallelse till en ny stämma kommer att skickas ut. Om det redan fattats beslut om en ny tidpunkt informera då om det nya datumet i samband med att stämman ställs in. Alternativt kan styrelsen informera om att man återkommer när nytt datum bestämts. Oavsett vilket måste en ny kallelse skickas ut inom den tid som stadgarna anger.

Fördelen med detta alternativ är att det inte krävs så mycket övrig administration. Nackdelen är att vi i dagsläget inte vet hur länge detta exceptionella läge kommer att pågå och om stämman ens kommer att kunna hållas före den sista juni. Och då måste föreningen ta ett nytt beslut om vad som ska göras.

Vad händer om föreningen måste skjuta på stämman ytterligare?

En årsstämmas viktigaste uppgift är att sätta punkt för räkenskapsåret genom att fastställa resultat- och balansräkning, besluta om resultatdisposition samt att besluta om styrelseledamöterna ansvarsfrihet. Att detta görs senare under året borde normalt sett inte utgöra något problem. Däremot kan det vara ett problem ifall någon annan viktig fråga skulle behandlats på stämman eller om föreningen saknar styrelse.

Observera att om tidpunkten för årsstämman flyttas fram så att stämman hålls senare än den tidpunkt som stadgarna anger måste styrelsen enligt lagen om ekonomiska föreningar skicka ut kallelsen per post till varje medlem.

Att inte upprätta årsredovisningen i tid är ett bokföringsbrott som styrelsen kan åtalas för. Så även om stämman skjuts upp är det viktigt att föreningen upprättar och skriver under årsredovisningen. Även om ordinarie föreningsstämma inte har fastställt resultat- och balansräkningen inom de sex månaderna från utgången av räkenskapsåret är det inte ett bokföringsbrott så länge årsredovisningen är upprättad och underskriven. Vår rekommendation är att även revisionen är genomförd och att revisionsberättelsen är klar.

Alternativ 2: Håll stämman digitalt, alltså på distans

Enligt föreningslagen finns möjlighet att hålla en stämma där deltagandet sker på distans. Stämman måste dock ledas från den plats för föreningen som anges i stadgarna. De medlemmar som vill och kan ska också ha möjlighet att delta i stämman genom att komma till stämmoplatsen.

Det är styrelsen som avgör om stämman ska genomföras på ett sådant sätt att medlemmarna kan delta på distans. Men stämman har alltid möjlighet att ompröva beslutet och frågan kan även vara reglerad i stadgarna.

Stämmoordföranden är den som har ansvar för och att löpande bevaka att de tekniska förutsättningarna för distansdeltagande är tillfredställande. Exempelvis ska omröstningar kunna genomföras på ett sätt som är jämförbart med när medlemmarna närvarar på plats. En viktig sak är också att kunna säkerställa att det verkligen är rätt person som röstar.

Om en medlem har givit någon annan fullmakt att vara ombud på stämman måste fullmakten lämnas i original i förväg. Även här är det viktigt att ordföranden säkerställer att ombudet är den person som anges i fullmakten. Vår uppfattning är därför att ett ombud inte kan närvara digitalt utan behöver vara fysiskt på plats.

Hur upprätthålls sekretessen kring stämman?

Föreningsstämman är en enskild sammankomst för medlemmarna och är alltså inte offentlig. Stämman kan besluta att den som inte är medlem ska ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman. Ett sådant beslut är dock giltigt endast om samtliga röstberättigade som är närvarande vid stämman röstar för detta. Stadgarna kan också reglera denna fråga.

När medlemmar deltar på distans från en annan plats kan det vara svårt att kontrollera att inte utomstående tar del av stämmoförhandlingarna. För att stämmodeltagande på distans ska vara möjligt krävs därför att stämman beslutar att utomstående har rätt att närvara vid stämman eller på annat sätt följa förhandlingarna. Om någon är emot och ett sådant beslut inte kan fattas är det tveksamt om en föreningsstämma kan genomföras på distans.

Alternativ 3: Håll en skrivbordsstämma eller stämma ”per capsulam”

Ett alternativ för mindre föreningar kan vara att genomföra en så kallad per capsulam-stämma. För även om föreningsstämman är ett muntligt förfarande kan stämmobesluten upprättas i skriftlig form, det vill säga att man genomför en så kallad skrivbordsstämma eller att besluten fattas ”per capsulam”.

Hur går en per capsulam-stämma till rent praktiskt?

Per capsulam-beslut förutsätter att samtliga röstberättigade medlemmar är ense om det. Ett stämmoprotokoll upprättas och besluten antecknas i protokollet. Därefter cirkuleras protokollet mellan medlemmarna som skriver under protokollet. Läs mer om per capsulambeslut mellan styrelsemöten. Nackdelen med en per capsulam-stämma är att det kan vara svårt att få protokollet underskrivet av samtliga medlemmar.

PER CAPSULAM

Per capsulam är latin och betyder "genom en kapsel". Uttrycket kommer av att kurirer under antiken transporterade meddelanden i en kapsel och betyder numera beslut som fattas utan att beslutsfattarna, ofta ledamöter i en styrelse, möts.

Alternativ 4: Stämman hålls men med ombud för dem som är i riskgrupp eller äldre

En medlems rätt vid föreningsstämman kan även utövas genom ett ombud. Som huvudregel kan dock endast make, sambo eller annan medlem vara ombud. För att någon annan person än de nämnda ska kunna vara ombud krävs att stadgarna medger detta. Ingen får som ombud företräda mer än en medlem, om inte stadgarna säger något annat.

Ett ombud ska kunna visa skriftlig, daterad och undertecknad fullmakt. Fullmakten gäller i högst ett år från utfärdandet. Fullmakten måste uppvisas i original på stämman och ordföranden behöver säkerställa att ombudet är den person som anges i fullmakten.

Riksdagen har fattat beslut om en ny lag som ska göra det möjligt för fler att hålla sina stämmor. Detta kommer att underlätta för aktiebolag men även ekonomiska föreningar såsom bostadsrättsföreningar.

I korthet innebär den att styrelsen kan fatta beslut om:

  • Att fler kan vara ombud än de som är angivna i stadgarna. Oftast är det endast make/maka, sambo och annan medlem.
  • Att ombudet ska kunna ha fler fullmakter, alltså företräda fler medlemmar än vad lag och stadgar tillåter. Normalt får ombud endast företräda en medlem om inte annat anges i stadgarna.
  • Att poströstning ska tillåtas. Det har inte varit tillåtet i bostadsrättsföreningar tidigare.

Lagstiftningen är alltså tillfällig och gäller mellan den 15 april och den 31 december i år.

Om vi ändå genomför stämman, hur många medlemmar måste komma för att den ska vara giltig?

Om det inte ställs något närvarokrav i stadgarna kan en föreningsstämma i princip hållas med en till tre personer närvarande. Stämman måste ha en mötesordförande. Denne kan även föra protokoll. Vanligtvis ska protokollet justeras av två justerare men det kan stå olika i olika föreningarnas stadgar, till exempel att endast en justerare behövs. Så beroende på hur många justerare som angetts i föreningens stadgar behöver alltså två eller tre personer vara närvarande på föreningsstämman för att den ska vara giltig enligt lag. Det som krävs är att en av dessa är röstberättigad.

En del föreningar tar in en extern ordförande att leda stämman. Om denne även skriver protokollet behövs, i de fallen, endast en eller två justerare som deltar på stämman, beroende på hur många justerare föreningen ska ha enligt sina stadgar. Åtminstone en av dem måste vara röstberättigad. Läs mer om när stämman är giltig.

Om föreningen beslutar att hålla en stämma där medlemmar kan närvara krävs en del förberedelser. Läs mer på Folkhälsomyndighetens webbplats.

Alternativ 5: Stämman hålls enbart som digital stämma utan fysisk närvaro

I mitten av maj fattade riksdagen beslut om ytterligare lagändringar som ska göra det möjligt att hålla stämma utan fysisk närvaro över huvud taget. Det här alternativet ställer höga krav på styrelsen vid genomförandet av stämman.

Om styrelsen beslutar att det är en digital stämma som ska hållas utan fysisk närvaro behöver styrelsen också besluta om att andra än medlemmar ska ha rätt att följa stämman. Tidigare var det stämman som beslutade om detta, men det kan alltså styrelsen göra i det här fallet.

Om styrelsen beslutar att hålla stämman elektroniskt måste den även erbjuda möjligheten att poströsta för dem som inte kan närvara digitalt. Stämman kan dock hållas enbart digitalt utan poströstning men det förutsätter att samtliga medlemmar är överens om det.

Fördelen med detta alternativ är att föreningen inte behöver ha en fysisk plats dit medlemmarna kan komma. Därmed finns ingen risk att för många medlemmar kommer till en för lite lokal som i förlängningen innebär att stämman måste ställas in. Nackdelen är att det kräver administration och förberedelser när poströstning ska erbjudas. Bostadsrätternas formulär och checklista med information finns dock att ladda ner under Medlemsförmåner och Blanketter.

Alternativ 6: Stämman hålls som en ren poströstningsstämma, alltså utan fysisk närvaro

De senaste lagändringarna gör det också möjligt att genomföra stämmor enbart genom poströstning utan att medlemmarna deltar fysiskt. Även detta alternativ ställer höga krav på styrelsen i fråga om förberedelser inför stämman och det finns en del formaliakrav som ska uppfyllas. Observera att dessa krav gäller enbart vid en ren poströstningsstämma.

Vid enbart poströstning finns ingen möjlighet att ställa frågor som på en fysisk eller digital stämma. Därför ska medlemmarna kunna lämna en skriftlig begäran om upplysningar senast tio dagar före föreningsstämman. Svaren, det vill säga upplysningarna, ska hållas tillgängliga för medlemmarna och skickas till den medlem som begärt upplysningarna senast fem dagar innan stämman. Om föreningen har en webbplats ska upplysningarna publiceras även där.

Förslag om medrevisor, auktoriserad eller godkänd revisor, enligt lagen om ekonomiska föreningar, och särskild granskare får bara beslutas ifall förslag om något av detta finns med i kallelsen till en poströstningsstämma.

Vid poströstning till den här typen av stämma måste poströstningsformuläret göra det möjligt för medlemmarna att ta ställning till om ett eller flera beslut inte ska behandlas på stämman, utan istället bordläggas till en senare stämma. För att skjuta upp beslut räcker det att en tiondel av samtliga röstberättigade röstar för det. Om beslut skjuts upp till en stämma vid ett senare tillfälle ska den stämman vara en fysisk stämma alternativt digital stämma i kombination med poströstning. Om en förening vill slippa poströstningsförfarandet i samband med en digital stämma behöver samtliga medlemmar vara överens om att utesluta den möjligheten.

Poströsterna ska vara inlämnade senast den sista helgfria vardagen närmast före stämman.

Protokollet från poströstningsstämman måste innehålla uppgifter om antalet röster för eller emot ett förslag samt hur många som avstod från att rösta.

Fördelen med det rena poströstningsalternativet är att föreningen inte behöver ha en fysisk plats dit medlemmarna kan komma. Det är också ett bra alternativ för den förening där många medlemmar har svårigheter att delta i en digital stämma. Det fungerar bra för den förening som har konkreta frågor och förslag på dagord­ningen som medlemmarna kan rösta Ja, Nej eller Bordlägg på. Nackdelen med en ren poströstningsstämma är att det kräver administration och förberedelser. Framför allt fungerar detta alternativ sämre i en förening där medlemmar förväntas ha krav på sluten omröstning vid val, yrkanden eller kontra­propositioner. Då är det bättre att skjuta på stämman eller just de beslutspunkterna.

Bostadsrätterna har arbetat fram ett formulär och en checklista med information som finns att ladda ner under Medlemsförmåner och Blanketter.

Skriv en kommentar

Mer som detta