Ladda ner vår mall för poströstning

20 apr 2020 | En tillfällig lag ska underlätta för bostadsrättsföreningar att hålla sina stämmor, bland annat genom att poströstning blir möjlig. Vi har tagit fram mall och checklista för detta.

För att minska smittspridningen av coronaviruset och sjukdomen covid-19 har regeringen infört en tillfällig lag som bland annat gör att styrelsen kan besluta att medlemmarna i bostadsrättsföreningen kan poströsta inför föreningsstämma. Lagen ger också att utöka vilka som får företräda medlemmarna som ombud och hur många medlemmar ett och samma ombud får företräda. Lagen trädde i kraft den 15 april och gäller till den 31 december 2020.

Riksdagen har beslutat om ytterligare lagändringar som gäller från den 18 maj och som ger möjlighet att hålla digitala stämmor helt utan fysisk närvaro. Likaså innebär lagändringarna att det blir möjligt att genomföra stämmor enbart genom poströstning utan att medlemmarna deltar fysiskt. För dessa varianter av stämmor utan fysisk närvaro gäller särskilda krav och regler. Läs mer om det här.

Poströstning lämpar sig bäst för den förening som har konkreta frågor och förslag på dagordningen som medlemmarna kan rösta Ja eller Nej till. Det fungerar inte om medlemmarna har yrkanden, krav på sluten omröstning vid val eller kontrapropositioner. I de fallen är det bättre att skjuta på stämman eller just de punkterna på dagordningen till en senare stämma.

Stark rekommendation - uppmana medlemmarna att poströsta

Om styrelsen har beslutat om att poströstning kan användas rekommenderar Bostadsrätterna föreningarna att uppmana sina medlemmar att poströsta istället för att komma till stämmolokalen. Detta för att så få som möjligt ska vara på plats i stämmolokalen. Det är inte lämpligt ur ett smittspridningsperspektiv att hålla stämmor även om deltagarna inte överstiger det rekommenderade högsta antalet om 50 personer i lokalen. Lag och föreskrifter kan också komma att ändras snabbt.

Om medlemmar ändå kommer till lokalen får styrelsen besluta om det är möjligt att genomföra stämman på ett säkert sätt ur smittskyddssynpunkt som inte strider mot Folkhälsomyndighetens rekommendationer.

Obligatoriska ärenden på en stämma

För den förening som önskar hålla stämman så kort som möjligt, med ett minimum av beslut, finns möjlighet att stämman fattar beslut om de obligatoriska punkterna (se nedan) men sedan bordlägger de punkter som inte är helt nödvändiga att besluta om. Dessa kan vänta till en stämma vid ett senare tillfälle. Beslutet fattas med enkel majoritet.

Följande punkter måste en ordinarie föreningsstämma fatta beslut om:

  1. fastställande av resultat- och balansräkning,
  2. dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning,
  3. beslut om ansvarsfrihet.

Utöver dessa krävs formaliapunkter såsom ”Öppnande”, ”Fastställande av dagordning” med flera. Dessa motsvaras av dagordningspunkterna 1–12 samt punkt 19 i Bostadsrätternas mönsterstadgar.

Förutsatt att exempelvis beslutsför styrelse, revisor och valberedning sitter kvar kan stämman föreslås besluta att skjuta på övriga punkter till en stämma vid ett senare tillfälle. Bostadsrättsföreningen bör överväga att avvakta med beslut i icke obligatoriska frågor, som är av stor vikt och som bör diskuteras före beslut, till en senare föreningsstämma.

Beslut att fortsätta stämman vid ett senare tillfälle

Vid en föreningsstämma kan det alltså beslutas att fortsätta hålla stämman vid ett senare tillfälle. Ett sådant beslut fattas med enkel majoritet. Men när det gäller beslut om de obligatoriska punkterna, det vill säga att skjuta upp beslut om punkterna fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning och beslut om ansvarsfrihet ska stämman besluta om det med enkel majoritet eller om minst en tiondel av samtliga röstberättigade begär det. Den fortsatta föreningsstämman ska då hållas tidigast fyra veckor och senast åtta veckor efter beslutet.

För övriga frågor finns inte någon sådan tidsfrist. Detta innebär att en stämma skulle kunna hållas där medlemmarna endast beslutar att skjuta på de obligatoriska punkterna i upp till åtta veckor och att, om stämman så önskar, ytterligare senarelägga övriga punkter såsom exempelvis motioner.

Information till medlemmarna om poströstning och hur det går till

Om medlemmarna ska kunna rösta vid föreningsstämman genom poströstning ska det framgå hur de ska gå till väga, till exempel när poströsten senast ska vara föreningen tillhanda och om poströsten ska kunna skickas elektroniskt genom exempelvis e-post.

Rekommendationen är att ett formulär för poströstning och information skickas med kallelsen, om det är möjligt. Annars ska ett formulär för poströstning och information finnas publicerad på föreningens webbplats under minst en vecka närmast före stämman och dagen för stämman. Formuläret och informationen kan givetvis lämnas ut till medlemmarna på det sätt som föreningen annars brukar göra för att lämna information till medlemmarna. Oavsett hur formuläret och informationen ges till medlemmarna ska det ske senast en vecka före stämman.

Utformning av formuläret

Formuläret för poströstning ska innehålla hänvisningar till de förslag till beslut som anges i kallelsen. I anslutning till varje förslag ska det finnas två likvärdigt presenterade svarsalternativ med rubrikerna Ja och Nej. Se Bostadsrätternas exempel på formulär för poströstning under Blanketter, Poströstning. Ni finner också en checklista här att använda inför och under stämman. (Du behöver vara medlem hos oss och inloggad för att ladda ner formulär och checklista.)

Att tänka på vid val

Om styrelsen eller valberedningen har ett förslag till styrelsesammansättning, revisor och valberedning kan stämman föreslås besluta i dessa val genom att endast ange Ja eller Nej till förslagen. Möjlighet till egna förslag ska ges för att inte sätta föreningsdemokratin ur spel. Vid val anses den som har fått flest röster vara vald. Vid lika röstetal avgörs valet genom lottning.

Om förslag till exempelvis styrelsesammansättning inte finns är poströstning inget lämpligt alternativ. Då bör frågan om val istället bordläggas till en stämma vid ett senare tillfälle. Detta kan beslutas med enkel majoritet.

Röstlängd

Den som röstar genom poströstning förs in i röstlängden och anses närvarande vid föreningsstämman. Om medlemmen sedan närvarar fysiskt vid föreningsstämman är poströsten inte längre giltig, vilket är viktigt att upplysa om vid stämman.

Hantering av poströster

Det är stämmoordförandens ansvar att fastställa respektive medlems inställning i de frågor som tagits upp i poströsten. Det betyder att det måste gå att identifiera medlemmen.

En medlem som inte har markerat något svarsalternativ i en viss fråga får anses ha avstått från att rösta i den frågan. Stämmoordföranden måste också försäkra sig om att den medlem som har avgett en poströst inte är närvarande vid stämman personligen eller genom ombud. Därför är det extra viktigt att avprickningen blir korrekt. Om en medlem som poströstat är närvarande ska poströsten strykas.

Skriv en kommentar

Mer som detta