Kommunicera mera

25 nov 2013 | En lyckad kommunikationsinsats kräver alltid förarbete. Genom att tänka till, välja var och hur föreningen vill kommunicera vinner styrelsen mycket, både tidsbesparing och nöjdare medlemmar.

Vad händer i huset? Vad jobbar styrelsen med? Varför är styrelsen så hemlig? Tar de verkligen hand om vårt hus på bästa sätt? Frågorna som medlemmarna ställer sig kan vara många, därför att de inte fått möjlighet att inhämta information.

Bristande kommunikation gör att färre talar gott om huset. Är kommunikationen välplanerad, genomtänkt och väl vald kan både gemenskapen och anseendet om föreningen öka. Som en konsekvens av planerad kommunikation blir styrelsens arbete lättare; medlemmarna vet att de får information och mäklare behöver inte alltid kontakta föreningen för att få fram nödvändiga uppgifter. Vinsterna är alltså många.

Den allra minsta bostadsrättsföreningen består av tre lägenheter. I en sådan är behovet av en strukturerad kommunikation i princip obefintligt. Men ju större föreningen är, desto större är också behovet av att tänka till i förväg om hur informationsarbetet ska läggas upp.

Kommunikationsplan
Många företag och organisationer använder sig av mer eller mindre omfattande kommunikationsplaner, vilket även en bostadsrättsförening kan göra. En plan ska givetvis vara baserad på en analys av behovet och utifrån det välja hur kommunikationen ska ske.

Men det finns en del praktiska faktorer som ofta blir aktuella och en viktig sak att överväga är den om vad styrelsen orkar med. Att planera ett omfattande kommunikationsarbete och sedan inte kunna leva upp till det skapar höga förväntningar som blir till besvikelse när de inte uppfylls.

Många föreningar nöjer sig med en webbplats och ett nyhetsbrev och det räcker säkert om det verkligen blir av. Andra insatser kan handla om informationsmöte inför större projekt, en snyggare och mer genomtänkt årsredovisning, vilka meddelandelappar som ska finnas och inte finnas i port och tvättstuga. Ambitionsnivån avgör.

Vad vill vi och hur gör vi det?
Klassiska begrepp att analysera i en plan är målgrupp, kanaler, innehåll och aktiviteter, mål och syfte och vem som ansvarar för vad. Vi går här lite djupare in på ett par av dessa ord.

Målgrupp: Till vem riktar sig informationen och när? Medlemmarna är givna, de ska veta vad som händer i deras hus. Men även mäklare är en viktig målgrupp och faktiskt potentiella köpare. I större projekt kan det handla om entreprenören eller hantverkarna. Med en genomtänkt och igenkänningsbar kommunikation blir också intrycket av föreningen bättre.

Kanaler: Detta avser var föreningen kommunicerar, om det är på webben, i nyhetsbrev eller med lappar. Vilka kommunikationskanaler finns tillgängliga och vilka är bäst i vilket sammanhang? En del kommunikation måste ske enligt stadgarna, såsom kallelser till föreningsstämmor. Andra har inte samma krav, men här gäller det att välja rätt sätt utifrån budskapet. Alla läser inte dagligen vad som står på föreningens webbplats och då är det bättre med allmänna anslag eller lapp i brevlådor.

Hur ska vi formulera oss?
Enkelt och rakt. Hur gör vi det? Svaret är att utgå ifrån målgruppen. Högst sannolikt är inte alla medlemmar ekonomer, jurister eller byggare och förstår därför inte ord som årsavgift, andrahandsupplåtelse eller OVK. Säg hellre månadsavgift, det är vad många föreningsmedlemmar betalar, uthyrning i andra hand och obligatorisk ventilationskontroll.

I de fall ett exakt och krångligt begrepp behöver finnas är det bättre att samtidigt förklara ordet. En rak text är kortfattad eftersom många tappar intresset snabbt och därmed missar budskapet. Och just ett rakare språk är något som till exempel många myndigheter, inte alla, anammat under senare år. Många minns Skatteverkets och Försäkringskassans krångliga formuleringar som var omöjliga att tränga igenom, som i dag ställs mot ett mer alldagligt språk.

Samtidigt får språket inte bli för familjärt så att läsaren känner att den blir tilltalad som mindre vetande. Nyhetsbrev som varje gång innehåller tio upprepningar om diverse förbud blir inte lästa och föreningen uppnår kanske inte det de vill. Det är bättre att förklara varför till exempel pizzakartonger inte är lämpliga i sopsnurran: styrelsen får lägga sin fritid på att rensa.

Ett sista tips: be alltid någon utomstående att läsa texten, både för att hitta stavfelen och för att veta att texten går att förstå. Många gånger blir skribenten förblindad och ser inte vad som fungerar bra och mindre bra.

Webben sparar tid
Föreningens egen webbplats är en utmärkt kommunikationskanal. Kanske inte för att berätta om akuta problem i huset, utan mer som en plats för den samlade kunskapen. Här sparar styrelsen mycket tid genom att lägga upp den information som mäklare efterfrågar, då blir det lätt att hänvisa dit i första hand. Årsredovisningar, stadgar, alla nyhetsbreven, trivselregler och kanske ritningar på lägenheterna; de gör sig alla väldigt bra på webben som då blir ett arkiv.

Få föreningar vill programmera sin webbplats själva och då finns en rad verktyg att använda. Som en medlemsförmån erbjuder Bostadsrätterna ”Föreningens egen webbplats”, ett enkelt verktyg för att producera och publicera webbsidor. Där finns många finesser såsom styrelsens egna sidor, som blir åtkomliga efter inloggning, kontaktformulär med mera. För att se hur verktyget fungerar, gå in på bostadsratterna. se/foreningens-egen-webbplats.

Skriv en kommentar

Mer som detta