Ha pappren i ordning – och i säkert förvar

28 maj 2018 | Enligt lag ska bostadsrättsföreningar spara sina dokument överskådligt, ordnat och åtkomligt för den som ska ha åtkomst – och på ett betryggande sätt. Men vad innebär det egentligen?

Bostadrättsföreningar över landet ser olika ut – vissa har bara ett fåtal lägenheter, en del är radhusföreningar utan gemensamma lokaler, medan andra har flera hundra medlemmar.

Förutsättningarna är alltså väldigt olika från förening till förening när det gäller att hantera sin dokumentation. En del föreningar har ingen egen dator, lokal eller eget styrelserum.

Ofta anlitas en ekonomisk förvaltare för den löpande redovisningen medan andra håller i hela administrationen själva i föreningen.

Samtidigt säger både bokföringslagen och lagen om ekonomiska föreningar att föreningens dokument ska sparas överskådligt, åtkomligt och ordnat, och på ett betryggande sätt. Hur ska det då uppnås av föreningarna, oavsett storlek och andra förutsättningar? Vilken tid ska olika dokument sparas, och rent praktiskt på vilket sätt? Hur säkerställer föreningen att man har kontroll över sin information?

Olika dokument ska sparas olika länge

Alla dokument som är kopplade till föreningens verksamhet och är unika för föreningen, såsom lägenhets- och medlemsförteckning, protokoll från föreningsstämmor och styrelsemöten, ska sparas för evig tid. Det gäller även upplåtelseavtal och överlåtelseavtal som ska sparas i obruten kedja i lägenhetsförteckningen.

Föreningen kan bestämma sig för att digitalisera materialet men papperskopiorna måste ändå sparas för evig tid, eller så länge föreningen finns och minst sju år efter en förenings upplösning.

Handlingar som gäller andrahandsuthyrning, underrättelser om pantsättningar, mäklarblanketter med mera har ingen tidsgräns som behöver följas och kan därför slängas när till exempel andrahandsuthyrningen upphört. Men de kan behöva sparas om det finns skäl att tro att de kan behövas för eventuella rättsliga anspråk längre fram.

Föreningens räkenskaper ska också arkiveras. Det innebär att de pärmar med dokument som ni, eller er ekonomiska förvaltare, förvarar ska sparas i sju år enligt bokföringslagen. Detta gäller bland annat balansräkningar, årsredovisningar, bokslut, kassaböcker och verifikationer såsom kvitton och fakturor.

Om föreningen vill digitalisera materialet, det vill säga skanna in fakturor och annat, så gäller att pappershandlingarna får slängas först efter att tre år har passerat efter att räkenskapsåret avslutades.

Mer information om räkenskapsmaterial och arkivering finns på Bokföringsnämndens webbplats: www.bfn.se/sv/fragor-och-svar/arkivering.

Åtkomligt – för vem?

När vi säger spara menas i bostadsrättslagens mening på klassiskt vis i pappersform på ett betryggande sätt. Bostadsrätterna rekommenderar därför att de förvaras i brandsäkra skåp.

Det är förstås viktigt att förvara dokument som inte är offentliga på en plats som inte är åtkomlig för alla. Styrelsen bör alltså tänka på att styrelseprotokoll inte ska vara åtkomliga varken för medlemmarna eller allmänheten. Originalprotokollen bör förvaras i ett låst skåp eller utrymme, gärna brandsäkert dit endast styrelsen har nyckel eller kod. Det gäller även lägenhetsförteckningen.

Ett scenario som Bostadsrätterna stött på i det verkliga föreningslivet är att en nyckelperson i styrelsen, ordförande eller sekreterare, har all information och dokumentation hemma hos sig och i sin egen dator. Med tanke på att mycket kan hända en enskild person är det inte att rekommendera på grund av risken att ingen annan kommer åt dokumentationen/informationen.

Ett sätt att komma runt ett sådant problem i en liten förening är att spara dokument elektroniskt. Till exempel kan de lagras på föreningens egen webbplats eller på en annan webbplats dit alla styrelseledamöter har åtkomst genom lösenordsinloggning, exempelvis en så kallad molntjänst såsom Google Drive och Dropbox.

RUTINER OCH SÄKERHET

Bostadrätterna rekommenderar att styrelsen har rutiner för hur dokumentationen ska skötas och förvaras. Vem ansvarar för arkiveringen, och om dokumenten ska digitaliseras, vem gör det och var lagras den?

När det gäller elektroniskt sparade dokument behöver regelbundna säkerhetskopior göras med lämpligt intervall och kopiorna bör förvaras åtskilda från den kopierade informationen.

Har föreningen ett låst styrelserum eller säkerhetsskåp där dokumenten förvaras behövs en rutin för att byta kod eller ha rutin för nyckelhantering då styrelseledamöter byts för att förhindra åtkomst för dem som avgått ur styrelsen.

Om föreningen har dokument på sin webbplats eller i en molntjänst behövs också en rutin för att byta inloggning då styrelseledamöter byts. En delad filyta i en molntjänst kan också öppnas för externa aktörer, exempelvis entreprenörer, men då med begränsad tillgång för just det ändamålet. Tänk då på att ta bort åtkomsten när avtalsförhållandet upphört.

Föreningen behöver också kontrollera var molntjänstleverantören har sina servrar och vilket back-upsystem som finns. Enligt den nya dataskyddsförordningen som trädde i kraft den 25 maj behöver föreningen veta om leverantören finns inom EU eller uppfyller så kallad adekvat skyddsnivå.

Läs mer om molntjänster på Datainspektionens webbplats: datainspektionen.se

Dataskyddsförordningen

När den nya dataskyddsförordningen trädde i kraft blev det också högre ställda krav på rutiner när  det gäller rensning och uppdatering av föreningens register och dokumentation. Det gäller både i pappersform och digitalt, till exempel i e-post. Styrelsen behöver därför ha en bra kontroll över den e-postkommunikation som förekommer i olika ärenden, exempelvis felanmälningar.

Det behöver finnas en rutin för att radera e-postkommunikationen efter att ett ärende är utagerat. Därför är det bättre om styrelsen har en gemensam e-postadress för att ha kontroll över detta. Och, återigen, är det viktigt med en rutin för att uppdatera inloggningen till kontot vid byte av styrelseledamöter.

Kommunikation och dokumentation kan dock behöva sparas för att ha en överblick över frekventa fel i fastigheten. Den kan då sparas för den enskilda lägenheten upp till 10 år, med rättsliga anspråk som laglig grund, men ska sedan raderas.

Kreditbedömningar äldre än tre månader är enligt tillsynsmyndigheten Dataskyddsinspektionen inte längre relevanta och ska raderas. Uppgifter om sena betalningar kan sparas i tre år.

Information om förändringar i lägenheten sparas i lägenhetsförteckningen med laglig grund. Uppgifter utöver de som lagen kräver ska finnas i lägenhetsförteckningen, till exempel e-postkommunikation som är underlag för en ombyggnation, bör dock raderas senast efter 10 år.

Dokumentation i samband med störning bör föras separat, och raderas då det inte längre är relevant att ha kvar den, till exempel då medlemmen flyttat eller senast efter 10 år.

Fiffiga hjälpmedel – men inte för alltid

Tänk på att små hjälpmedel i dag kan vara förödande för en originalhandling i ett längre perspektiv.

Plastfickor ”äter” efter en tid upp texten på ett papper. Både gem och häftklamrar rostar så småningom och fräter på pappret. Tejp är helt förkastligt ur arkivsynpunkt eftersom den tappar sin häftförmåga och lämnar fula märken. Gummisnoddar är inte heller att rekommendera då de klistrar sig fast på pappret.

Skriv en kommentar

Mer som detta