Dags för stämma

Kerstin Frykberg Andersson
07 apr 2016 | Under våren och sommaren kommer de flesta bostadsrättsföreningar att hålla sina årsmöten. Inför stämman gäller det att ha koll på tidsgränser, motioner, boka lokal och mycket mer. Det finns också några fallgropar. Bostadsrätternas Kerstin Frykberg Andersson reder ut begreppen.

När en stämma ska hållas i en förening är det många som väljer att ta hjälp av Bostadsrätternas styrelserådgivare och anlitar någon av dem som ordförande på stämman. En av dessa är Kerstin Frykberg Andersson som varje år besöker 20 till 30 föreningar och håller i ordförandeklubban.

Fördelarna med att ta hjälp av någon utomstående med att leda stämman är flera, bland annat för att den hålls av en oberoende part. Men det behöver inte vara mer avancerat än att låna in grannföreningens ordförande till uppdraget. Styrelsen behöver arbeta en hel del inför stämman och ett av Kerstin Frykberg Anderssons främsta råd är att ha koll på datumen.

– Att få ut kallelsen i rätt tid är väsentligt. Om medlemmarna fått denna för tidigt eller för sent kan inte stämman hållas och då får styrelsen börja om från början. I lagen står att kallelsen ska vara ute tidigast fyra veckor före stämman och senast två veckor innan. Men kontrollera vad som står i föreningens stadgar, det kan vara olika från förening till förening.

Vad ska kallelsen innehålla?
– Även här gäller det att läsa stadgarna där dagordningen finns. När det gäller motioner så skriver föreningarna titlarna på respektive motion. Här finns faktiskt inget krav på att årsredovisningen och motionerna behöver kopieras och bifogas kallelsen. Men även om det räcker att hålla handlingarna tillgängliga så att medlemmar kan komma och läsa, är det givetvis vår starka rekommendation att faktiskt skicka ut allt material så att medlemmarna kan läsa i lugn och ro hemma.

Kan stämman behandla andra frågor än de som finns med i kallelsen?
– Stämman kan inte ta upp nya frågor och besluta om dessa om de inte finns med i kallelsen. Alla medlemmar ska ju få en chans att veta vad stämman behandlar, och faktiskt kunna bestämma sig för om de väljer att gå på den eller inte. Då får inte ytterligare beslut tas. Däremot är det givetvis fritt att ha en frågestund efter att själva stämman har avslutats där medlemmarna skickar med sina idéer till styrelsen.

Kerstin Frykberg Andersson berättar att hon alltid, när hon blivit vald som stämmoordförande, inleder med komma överens om ordningsregler på stämman och att medlemmarna måste räcka upp handen och låter varandra tala till punkt.

– Även om vi som människor har olika uppfattningar vill jag att var och en inom en rimlig gräns ska få komma till tals. Då blir det balans i mötet så att ingen tar över. Jag räknar med att olika åsikter inte ska resultera i personangrepp, oavsett hur arga vi än är. Därför blir det bättre om jag inledningsvis tar upp denna ”uppförandekod”, som ett sätt att få alla att trivas.

Måste styrelsen svara på motionerna i förväg? Och vad gäller om motionen faktiskt inte innehåller ett konkret förslag?
– Här finns inte heller något lagkrav på att styrelsen skriftligen måste besvara en motion men det är så klart att rekommendera. Ja, ibland förekommer det motioner som inte innehåller något konkret förslag och då får helt enkelt stämman ta ställning till om de tycker att motionen blivit besvarad. Motionären får alltid tillfälle att säga något kompletterande om sitt förslag men tanken är inte att denne ska förklara och läsa upp hela sin motion, den förväntas ju stämmodeltagarna ha tagit del av före stämman.

Hur upprättar man en röstlängd på stämman?
– Här har jag ju sett olika varianter genom åren. Till att börja med behöver styrelsen ta med sig medlemsförteckningen som sedan ligger till grund för röstlängden. Det bästa är om stämmodeltagarna blir avprickade i dörren när de kommer dit men alternativt kan mötesordförande läsa upp namnen ur medlemsförteckningen och pricka av. Men det sistnämnda kräver så klart att det inte är en väldigt stor förening.

Vissa medlemmar har med sig fullmakter och då ska dessa vara ifyllda samt daterade. Sedan måste fullmakterna stämma överens med vad som står i föreningens stadgar, det vill säga vem som får företräda vem och hur många en person kan företräda.

Årsstämmorna har en punkt som innebär en föredragning av årsredovisningen. Vem ska göra det?
– Ibland hjälper jag som stämmoordförande till med detta så till vida att jag sammanfattar och förklarar vad som står från sida till sida och frågar samtidigt deltagarna om de har några frågor om det aktuella avsnittet. I andra fall redovisar styrelsen kort för verksamhetsåret men även föreningens ekonomiska förvaltare kan göra detta om styrelsen av olika anledningar vill det. Det viktiga är att medlemmarna får möjlighet att ställa frågor. Stämman ska ta ställning till om styrelsen får ansvarsfrihet eller inte.

Vad innebär ansvarsfrihet och vad händer om styrelsen inte får det?
– Jag kan tycka att frågan om ansvarsfrihet vållar för mycket huvudbry. Det händer att medlemmar av någon anledning är missnöjda med styrelsen och vill visa sitt missnöje med att säga nej till ansvarsfrihet, även när det inte finns några riktiga skäl till det. Men rent formellt innebär icke beviljad ansvarsfrihet att minst en tiondel av de röstberättigade medlemmarna, röstar emot att bevilja ansvarsfrihet, vilket är ett minoritetsskydd.

Stöld, förskingring och andra brott ska polisanmälas och prövas av åklagare och domstol, helt oavsett om brottet begåtts i en bostadsrättsförening eller inte. Den icke beviljade ansvarsfriheten öppnar för att inom ett år stämma hela styrelsen eller enskilda ledamöter och kräva skadestånd för den förlust eller ekonomisk skada som dessa ska ha orsakat. Det är den enda reella konsekvensen av icke beviljad ansvarsfrihet. Om ingen stämning görs så händer ingenting.

Finns det några regler för valberedningen?
– Det finns inga lagar om hur valberedningen ska arbeta. Syftet med valberedning är att göra det enklare för stämman att ta ställning till vilka som ska väljas till olika förtroendeuppdrag. Valberedningen kan även föreslå sig själva. Sedan är ju inte stämman på något sätt bunden till valberedningens förslag utan kan komma med andra förslag. Stämmoordförande måste fråga om det finns andra förslag än valberedningens.

När sedan stämman är avslutad ska ett stämmoprotokoll upprättas. Vilka skriver under detta?
– Det är alltid stämmoordföranden som ansvarar för protokollet och som upprättas av en stämmosekreterare som stämmoordföranden har utsett. Sedan skriver stämmoordföranden, sekreteraren och justerarna under.

Stämmoprotokollet ska vara tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman. Det kan ske genom att det finns på expeditionen, sätts upp på anslagstavlor, delas ut eller publiceras på föreningens webbplats.

Ibland händer det att en justerare har en avvikande uppfattning om innehållet i protokollet. I så fall får den personen skriva ett tillägg om hur denne istället vill att det ska stå och detta dokument läggs som bilaga till stämmoprotokollet.

Avslutningsvis: har du några tips för att göra stämman till en trevlig tillställning?
– Ja, jag tycker att styrelsen ska se detta som ett utmärkt tillfälle för medlemmarna att umgås och få en bättre sammanhållning. Bjud på något att äta och dricka. Och se till att stämman hålls i en bra lokal, säger Kerstin Frykberg Andersson.

Kommentarer

Styrelsen har lagt ett förslag på hur en av föreningens lokaler ska disponeras. Enligt kallelsen ska stämman endast säga ja eller nej till styrelsens förslag. Inga övriga medlemmar i föreningen får alltså komma med förslag om hur lokalen ska användas. Är detta verkligen tillåtet?

Skriv en kommentar

Mer som detta