Det kan vara en god idé för föreningen att med viss frekvens se över befintliga avtal med sin ekonomiska förvaltare. Kanske är det läge att byta, men gör det bara om det finns anledning. För det kräver en hel del arbete före och i övergången till en ny förvaltare.

Grunden till att utvärdera sin ekonomiska förvaltare är troligtvis att det inte fungerar precis som styrelsen vill att det ska göra. Kontakten med förvaltaren och hanteringen kring föreningens ekonomi och redovisning kanske inte sker med den smidighet som önskas. Enligt Gunilla Litzull, ekonom och styrelserådgivare hos Bostadsrätterna, är det lämpligt att se över befintligt avtal i samband med budgeten.

– Vid budgetmötet på hösten bör styrelsen gå igenom avtalet och även diskutera igenom hur samarbetet med den ekonomiska förvaltaren fungerar. Det är vanligt att avtalen löper på två år med sex månaders uppsägningstid, påpekar hon.

För många föreningar innebär det att avtalet ska sägas upp vid halvårsskiftet för att sedan avslutas per den sista december. Andra tider kan dock gälla så kontrollera vad som står i just ert avtal.

Det gäller alltså att ha tidsplanen klar för sig. Eftersom avtalen många gånger ska sägas upp per den 30 juni är det viktigt att styrelsen under våren bestämmer sig för om ett byte är aktuellt, och påbörjar arbetet med att ta in offerter. Inför detta är det förstås bra att diskutera vad bostadsrättsföreningen behöver i form av förvaltningstjänster och hur styrelsen vill att samarbetet ska fungera.

– Det ser väldigt olika ut i olika föreningar: Hur ser just er bostadsrättsförening ut – liten, stor, har ni egna anställda, lokaler? Vilken kompetens finns i styrelsen och vill ni ha en personlig service eller mer digitaliserat, till exempel att ni kan hämta ekonomiska rapporter själva på förvaltarens portal eller via en app? säger Gunilla Litzull.

Hon framhåller att det är bra om förfrågningar skickas till åtminstone tre förvaltare, och att styrelsen väljer sådana som är vana att förvalta bostadsrättsföreningar. Många föreningar tycker att det är bra att träffa personen som ska vara föreningens kontakt hos förvaltaren, medan andra anser att det är oväsentligt.

– Personkemin kan ändå vara avgörande. När en styrelse väl valt den förvaltare som på pappret verkade bäst kanske det inte fungerar alls – just av den anledningen. Men är det en hyfsat stor förvaltare kan man oftast byta kontaktperson.

Offerterna ser i regel väldigt olika ut och tjänsterna är sällan paketerade på samma sätt. Välj den lösning som fungerar bäst i er förening, och om inte ”paketet” har alla de delar ni vill ha går det oftast att förhandla så att det passar bättre. Men viktigt är förstås att kontrollera hur förvaltaren kommer att hantera föreningens pengar. Sker det på ett säkert sätt? Använder de sig av klientmedelskonton med insättningsgaranti eller får förvaltaren en fullmakt att hantera föreningens konton? Finns försäkringar som täcker till exempel förmögenhetsbrott?

– Om styrelsen vill att kontaktpersonen hos förvaltaren deltar på plats vid ett eller flera möten om året och går igenom ekonomin är det bra att framhålla det i förfrågningsunderlaget.

Det kan till exempel vara vid budgetmöte på hösten och vid bokslutsmötet på våren. Därtill kan förvaltaren sköta kontakten med revisorn när det gäller det bokslutsunderlag denne behöver inför sin granskning. Men det är fortfarande styrelsens ansvar att förse revisorn med det gångna årets protokoll och förvaltningsberättelsen.

Ofta ingår förutom det rena penningflödet att upprätta årsredovisningen, hålla lägenhetsförteckning och medlemsförteckning uppdaterade och att notera pantsättningar. Om föreningen har större projekt på gång är det bra att kontrollera att dessa kan redovisas separat.

– Här är det ju bra att ha en dialog med sin nya kontaktperson om hur föreningen vill att olika saker bokförs, så att styrelsen har koll på större transaktioner löpande. Och självklart inför budget.

– Över huvud taget är det förstås viktigt att känna av hur flexibel förvaltaren är. Till exempel hur snabbt en faktura som kommit på vift kan betalas, utanför de ordinarie rutinerna, menar Gunilla Litzull.

Med andra ord är det ganska mycket mer än priset som har betydelse för om det är rätt förvaltare för just er förening. Denne ska kännas som en trygg och kompetent partner. Att förvaltaren är ett företag som håller sig uppdaterat om vad som händer inom exempelvis skatteområdet är viktigt. Kolla detta med referenskunder.

Inför övergången mellan den tidigare och den nya förvaltaren är det en hel del att tänka på. Den nya förvaltaren ska ha alla underlag och det material denne behöver för att kunna göra aviseringar för det första kvartalet på det nya året. Samtidigt är det den tidigare förvaltaren som ska göra bokslutet för det gångna året. Därefter behöver uppgifter om ingående balans föras över till den nya förvaltaren för att denne ska kunna lägga in rätt siffror i sitt system.

För att informations- och materialöverföringen ska hinnas med behöver styrelsen besluta om vem som ska ta över förvaltningen i september-oktober. Aviseringen för januari görs troligen i slutet av november och den nya förvaltaren behöver tid på sig att lägga in alla uppgifter i sitt system.

– Det är en hel del som måste göras, allt från adressändring för att fakturahanteringen ska fungera till att anmäla deklarationsombud och lämna fullmakter för bland annat registrering av pantsättningar. Men det fungerar självklart om man är ute i god tid.